Activiteitenplan

Het activiteitenplan (ook wel jaarplan genoemd) is een document van de MR waarin ze haar eigen ideeën en ambities opneemt voor het komende jaar of komende jaren. Lees hier meer over het activiteitenplan en hoe de MR hier gebruik van kan maken.


Waarom een activiteitenplan?

Een professionele medezeggenschapsraad werkt met een activiteitenplan (AP). In dit plan worden behalve vaste onderwerpen zoals de begroting en het formatieplan ook vergaderdata en de gewenste scholing van de MR-leden opgenomen. Ook andere belangrijke zaken zoals de communicatie met de achterban en de samenwerking tussen MR en schoolleiding kunnen worden ingepland. Zo weet iedereen wanneer een onderwerp wordt besproken en kunnen zowel de MR als de schoolleiding zich vanuit hun eigen rol goed voorbereiden.

Met het activiteitenplan kan de MR op een evenwichtige wijze bijdragen aan de kwaliteits- en beleidsontwikkeling van de school. Door gebruik te maken van een planning zorgt de MR voor een afbakening van te behandelen onderwerpen. Het AP leidt ook tot een betere voorbereiding van de vergaderingen doordat van te voren duidelijk is welk onderwerp wanneer zal worden behandeld. Mocht de MR behoefte hebben aan het inschakelen van een externe deskundige, dan kunnen daar ruim van te voren afspraken over worden gemaakt. En ook richting de achterban kan vroegtijdig worden aangekondigd wanneer hen om een mening zal worden gevraagd of wanneer zij input kunnen leveren voor een bepaald onderwerp. Het AP biedt op deze wijze duidelijkheid voor alle betrokkenen bij medezeggenschap, maar versterkt bovendien de onderlinge samenwerking en de communicatie met alle betrokkenen.

In de CAO-PO staan afspraken over de faciliteiten in tijd en over een budget voor de PMR. Hieraan is de voorwaarde gekoppeld dat de PMR de inzet van deze faciliteiten met een activiteitenplan onderbouwt. In het AP staan de te maken kosten voor medezeggenschap en de uren die de PMR-leden voor medezeggenschap kunnen inzetten.


Uitgangspunten van het activiteitenplan

Als uitgangspunt voor het AP kan het vier jaar geldende schoolplan worden gebruikt, op basis waarvan de schoolleider per jaar het jaarplan opstelt.  Hier kunnen de jaarlijks terugkerende onderwerpen aan worden toegevoegd waar de MR jaarlijks mee moet instemmen of over adviseren. En in het ambitiegesprek dat aan het begin van ieder schooljaar tussen MR en schoolleiding wordt gevoerd, kan het AP zijn definitieve vorm krijgen. Als schoolleiding en MR het AP sámen maken, versterkt dit de verantwoordelijkheid bij beide partijen en dit zal uiteindelijk het functioneren van de medezeggenschap op school ten goede komen.

In het activiteitenplan wordt een flink aantal onderwerpen opgenomen. Het begint met de visie en de missie van de MR, gevolgd door de doelen van de MR en de functie en de werkwijze. Bij dit laatste kan onder meer gedacht worden aan de samenstelling van de MR, maar ook aan de taakomschrijving van de voorzitter en de secretaris de manier waarop de agenda voor de vergaderingen wordt opgesteld. Ook het rooster van aftreden krijgt hier een plaats. In het activiteitenplan kunnen verder de formele documenten zoals het medezeggenschapsstatuut en het medezeggenschapsreglement worden opgenomen. Uiteraard bevat het AP het vergaderschema voor het lopende schooljaar en de thema’s waar de MR zich specifiek mee bezig wil houden. Om hun werk goed uit te kunnen voeren moeten de MR-leden zich scholen. In het AP wordt dan ook een scholingsplan opgenomen. Daarnaast  presenteert de MR een overzicht van de te maken kosten in het lopende jaar. Naast scholingskosten valt bijvoorbeeld te denken aan lidmaatschappen, abonnementen en het inhuren van deskundigen.


Inhoud activiteitenplan

Het is voor een MR vaak niet mogelijk om alle onderwerpen die interessant zijn om te bespreken ook in de MR-vergaderingen te behandelen. Door een jaarplan op te stellen wordt de MR geholpen tijdig keuzes te maken in wat wel en wat niet behandeld zal worden.

Het jaarplan is er tevens om de achterban en het bevoegd gezag te informeren en duidelijk te maken wat er verwacht wordt, bijvoorbeeld wanneer bepaalde stukken aangeleverd dienen te worden. Het jaarplan is dan ook het beste op te stellen in overleg met het bevoegd gezag. Een jaarplanning kan tevens helpen bij het schrijven van het jaarverslag, die weer kan worden gebruikt als verantwoording naar de achterban.

Een aantal zaken zijn belangrijk om bij het schrijven van een jaarplan rekening mee te houden.

  • De formele stukken die elk jaar aan bod komen (zoals de begroting, de schoolgids en het formatieplan).
  • De instemmings- en adviesverzoeken die het bevoegd gezag zal doen.
  • Hoeveel tijd er aan elk onderwerp ongeveer zal worden besteed.
  • Welke prioriteiten de MR heeft voor het komende schooljaar.
  • Een korte evaluatie van het afgelopen jaar met verbeterpunten.
  • Het accent dat de MR wil leggen.

Naast welke onderwerpen besproken worden is het goed in het jaarplan vast te leggen op welke data er vergadert wordt. Daaraan kunnen dan de te bespreken onderwerpen gekoppeld worden. Er zijn een aantal vast terugkerende onderwerpen, zoals de begroting, het formatieplan, de schoolgids en het jaarverslag. Op rustigere momenten in het jaar kunnen onderwerpen besproken worden die onder minder tijdsdruk staan. Dit kan bijvoorbeeld zijn contact met de achterban, maar ook inhoudelijke thema’s waar de MR graag over zou willen praten. In het jaarplan zou ook een jaarlijkse scholing in opgenomen kunnen worden.

Zodra het jaarplan gereed is wordt een kopie gestuurd naar het bevoegd gezag en de ouderraad. Ook informeert de MR zijn eigen achterban via het informatiebord, de website en andere kanalen die de MR heeft.

Kijk ook naar meer informatie over Vergaderen.


Hulp bij het activiteitenplan

Met behulp van een professioneel activiteitenplan kunnen nieuwe MR-leden goed worden ingewerkt. Een nieuw lid maakt met het doornemen van het AP kennis met alle aspecten van de medezeggenschap op school en is meteen op de hoogte van de praktische gang van zaken. Voor de MR die voor het eerst met een activiteitenplan gaat werken is het aan te bevelen om aan he eind van het schooljaar een evaluatiemoment in te plannen en kritisch met elkaar na te gaan wat goed werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn.

De VOO ondersteunt regelmatig schoolleiders en medezeggenschapsraden bij het ambitiegesprek en bij de totstandkoming van het activiteitenplan. Een adviseur helpt desgevraagd bij het opstellen van de onderwerpen en adviseert over de prioriteiten. Tijdens deze bijeenkomst wordt een model-activiteitenplan dat door de VOO is ontwikkeld, digitaal ter beschikking gesteld. De deelnemers gaan hier ter plekke mee aan de slag. De VOO heeft een overzicht gemaakt van de belangrijkste onderwerpen die in het jaar voorbij komen en in het VOO-format Jaarplanning Medezeggenschap gezet. Hier kunnen MR’en zelf in werken om een gepaste jaarplanning te maken.

Janny Arends
Beleidsadvies

Janny is senior beleidsadviseur bij de VOO en houdt zich in het bijzonder bezig met medezeggenschapsvraagstukken.

Meer over Janny

Inschrijven voor onze nieuwsbrieven