Communicatieplan

Er zijn verschillende documenten van belang om als MR te hebben en te kennen. Naast het verplichte medezeggenschapsstatuut en medezeggenschapsreglement, gaat dit ook om het huishoudelijk reglement, het werkplan, het communicatieplan en het jaarverslag. Hier leest u meer over het communicatieplan. Bij de cursus MR en Achterban wordt het modeldocument verstrekt.

Contact met de achterban

De MR heeft een wettelijke taak om contact te onderhouden met de achterban. Dat houdt in ieder geval in dat openheid en onderling overleg wordt bevorderd en schriftelijk verslag wordt gedaan aan alle betrokkenen bij de school. In het medezeggenschapsreglement staat in algemene bewoordingen hoe de MR het contact met de achterban onderhoudt. In het huishoudelijk reglement kan de MR  een commissie communicatie opnemen.

Het is van belang dat elke medezeggenschapsraad (MR) een communicatieplan heeft. In dit plan staat hoe de MR contact onderhoudt met de personeelsleden, ouders en leerlingen op school. Het communicatieplan bevat doelen en concrete acties.

Stap 1: Interne en externe analyse

De eerste stap bij het schrijven van een communicatieplan is het maken van een interne analyse en een externe analyse. Bij de interne analyse wordt gekeken welke kennis en ervaring er binnen de MR aanwezig is met betrekking tot communicatie. Er kan bijvoorbeeld een MR-lid zijn dat goed is met video’s.

Bij de externe analyse wordt gekeken naar de samenstelling van de achterban. Waar zijn de personeelsleden, ouders en leerlingen te vinden, zowel fysiek als online? Wanneer zijn ze daar? En welke communicatie gebruikt de MR nu al richting deze groepen?

Stap 2: Doelen stellen

De tweede stap is dat de MR doelen stelt over wat hijop het gebied van contact met de achterban wil bereiken. Deze doelen worden SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) geformuleerd.

Een doel kan bijvoorbeeld zijn om bij de volgende verkiezingen voor de MRméér kandidaten dan beschikbare zetels te vinden zodat er verkiezingen moeten worden georganiseerd.Dit kan tot meer bekendheid van de MR leiden.

Stap 3 & 4: Acties uitvoeren en evalueren

Bij de derde stap bedenkt de MR concrete acties die kunnen worden uitgevoerd. Denk bij het bovenstaande  bijvoorbeeld aan het direct benaderen van ouders waarvan de MR denkt dat zij wellicht interesse hebben om MR-lid te worden. Elke actie dient aan een doel gekoppeld te zijn.

De vierde stap houdt in dat de MR evalueert of (a) de acties zijn uitgevoerd, (b) of deze acties hebben bijgedragen aan de gestelde doelen en (c) of door deze acties de gestelde doelen zijn gehaald. Als de doelen zijn behaald kan het communicatieplan opnieuw worden geschreven met nieuwe doelen. Als er doelen zijn die nog niet zijn behaald, kan worden gekeken of deze alsnog behaald kunnen worden, of dat het beter is om minder ambitieuze doelen te stellen.

MR en communicatieplan

De MR is zelf verantwoordelijk om er voor te zorgen  dat het contact met de achterban goed is. Daarbij kan de schoolleiding zorgen voor de benodigde faciliteiten, zoals een e-mailadres met de naam van de school en de mogelijkheid om als MR direct berichten te kunnen sturen naar ouders .

Het is verdient aanbeveling om het communicatieplan elk half jaar op de agenda te plaatsen om te kijken hoe het gaat met het uitvoeren van de doelen. Stuur het plan ook naar de schoolleiding zodat deze mee kan denken met de MR over het behalen van de communicatiedoelen.

VOO en communicatieplan

De VOO heeft een format voor het communicatieplan dat de MR kan gebruiken bij het maken van een eigen communicatieplan. Dit plan is beschikbaar voor deelnemers van de cursus MR en Achterban. We raden elke MR aan om deze cursus te volgen, waarna de leden met veel nieuwe inspiratie aan de slag kunnen gaan met het invullen van dit plan.

MR’s die lid zijn van de VOO kunnen tevens elke dag bellen of e-mailen met onze helpdesk, waar we antwoord geven op alle vragen over onderwijs en medezeggenschap. Het is ook mogelijk dat de VOO helpt met het opstellen van het communicatieplan. Vraag hiervoor begeleiding aan met de VOO Servicekaart.