Begeleiding

Begeleiding en advies op maat voor de MR, schoolleiders, besturen, raden van toezicht en ouderraden

Er kan van alles op school spelen waar u begeleiding bij kunt gebruiken. Bijvoorbeeld als er een fusie plaatsvindt, als de begroting moet worden vastgesteld of als het medezeggenschapsstatuut moet worden vastgesteld. Bij al deze onderwerpen kan de VOO helpen. Vraag hiervoor de VOO Servicekaart aan. Hieronder vindt u per onderwerp meer informatie over wat de VOO kan betekenen.

De VOO Servicekaart biedt:

• 5 of 10 uur begeleiding en advisering door experts op gebied van het onderwerp;
• advies op locatie, telefonisch en via e-mail;
• een vast aanspreekpunt bij de VOO voor al uw vragen.

“In 2021 heeft onze onderwijsstichting haar besturingsmodel en haar statuten ingrijpend gewijzigd. De VOO heeft mij als voorzitter van de GMR uitstekend geholpen in het beoordelen van alle juridische stukken en de gevolgen daarvan op het governance model. De inhoudelijke kwaliteit en scherpte van onze adviezen leidden ook tot waardering vanuit het bestuur waardoor veel van onze voorstellen uiteindelijk zijn omarmd. Ik ben enorm blij met de ondersteuning die ik van de VOO heb gekregen.”
Arian Prins, voorzitter GMR SKOV

Begeleiding bij…

• Conflict binnen de MR of tussen MR en bevoegd gezag

  Heeft u een conflict met de schoolleiding, ouderraad of (binnen de) medezeggenschapsraad? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. We kunnen u helpen met het vinden van oplossingen in bestaande conflicten.

  Het kan voorkomen dat de medezeggenschapsraad en het bevoegd gezag, of de medezeggenschapsraad intern, het niet met elkaar eens zijn. Soms gaat het over de koers en het beleid van de school, zoals bij een fusie of huisvesting. Maar soms gaat het ook om niet-inhoudelijke zaken, zoals de wijze van communicatie of de toon van de MR-vergaderingen. De VOO kan helpen bij het vinden van oplossingen, het sluiten van compromissen en ervoor zorgen dat iedereen weer met dezelfde focus werkt: het hoog houden van de kwaliteit van het onderwijs voor leerlingen.

  Er zijn verschillende voorbeelden te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij conflicten, geschillen en ruzies. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Voorbeeld 1 – De medezeggenschapsraad was het niet eens met de locatie en procedures rondom nieuwbouw voor de school. Volgens het bevoegd gezag gaat de MR niet over de locatie en was de toon die de MR aansloeg ‘niet de gewenste manier van communicatie’. Het conflict liep langzamerhand hoog op en uiteindelijk schakelde de MR de VOO in voor ondersteuning en advies. We geven dan uitleg over wat de rechten zijn die de MR bij deze specifieke casus heeft, hoe het overleg tussen MR en bevoegd gezag vorm kan krijgen en komen tot oplossingen over hoe de MR-leden met elkaar en hoe MR en bevoegd gezag met elkaar omgaan.

  Voorbeeld 2 – Volgens de WMS heeft de (G)MR het recht en ook de plicht om contact te zoeken met de achterban – de personeelsleden, ouders en (in het voortgezet onderwijs) ook leerlingen. Hierom wilde de GMR een nieuwsbrief versturen over een fusieproces naar alle ouders, wat via het bevoegd gezag is gegaan. In plaats van de nieuwsbrief door te sturen, heeft het bevoegd gezag een eigen bericht gestuurd naar de ouders en de brief van de GMR als bijlage toegevoegd. Op deze manier heeft de GMR niet eigen correspondentie kunnen versturen, maar wordt het onderdeel van de correspondentie die het bevoegd gezag stuurt. Daarom wilde de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad voortaan zelf de ouders berichten via het online systeem wat de school gebruikt. De bestuurder weigerde toegang hiertoe te geven. In het verleden zijn er geschillen geweest bij de Landelijke Commissie voor Geschillen WMS (LCG WMS) die heeft bepaald dat het bevoegd gezag de GMR niet mag weigeren om via het systeem van de school zelfstandig informatie te verspreiden – zonder tussenkomst van dat bevoegd gezag. Omdat de GMR in deze casus na herhaaldelijke verzoeken geen toegang kreeg, hielp de VOO met het starten van een geschil richting de geschillencommissie.

  ---

• Financiën, zoals de begroting of jaarrekening

  Wilt u een onafhankelijk oordeel over de begroting van de school, over de jaarrekening of over andere financiële onderwerpen? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u met het kritisch beoordelen van deze documenten en helpen u met het stellen van de juiste vragen.

  Elk jaar krijgt de MR de begroting van de school (en de GMR van de stichting) ter advies voorgelegd. Niet elke MR is goed toegerust op doorgronden welke financiële keuzes welke impact hebben op de kwaliteit van het onderwijs en de onderwijsorganisatie als geheel. De VOO kan helpen met het doorgronden van de financiële stukken en het bekijken welke invloed deze keuzes hebben op het onderwijs op school.

  ---

• Fusie tussen scholen of besturen

  Gaat uw school binnenkort fuseren met een andere school, of gaat de stichting samengevoegd worden met een andere stichting? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u in het hele fusieproces.

  Een fusie tussen twee scholen of twee besturen kan een ingrijpend proces zijn. Voor personeel, voor ouders en voor leerlingen. Want vaak staan fusies niet op zichzelf, maar heeft dit gevolgen voor het onderwijs wat wordt gegeven, voor het openen of sluiten van locaties en voor de financiering vanuit de overheid voor het onderwijs.

  Casus 1 – Twee schoolbesturen, een openbaar bestuur en een protestants-christelijk bestuur, willen met elkaar fuseren. Het bevoegd gezag stuurt hiervoor een verzoek aan de GMR om in te stemmen met de fusieplannen. De GMR vindt zichzelf niet bekwaam genoeg om uitgebreide fusie-effectrapportages en vervolgstudies door te nemen, en schakelt de VOO in voor ondersteuning. We kijken allereerst naar de bestaande situatie van beide stichtingen/besturen. Hoe zit het met de financiën, zijn die op orde? Dreigen er sluitingen van scholen door leerlingentekorten? Zijn er dislocaties en hoe worden die gefinancierd door de stichting? Dergelijke vragen spelen in deze eerste fase, wat erom gaat om een overzicht te krijgen van de situatie. Daarna kijken we of de fusie dé oplossing is voor de situatie die er is. Soms is niet een besturenfusie, maar kunnen andere oplossingen meer voor de hand liggen – zoals het stichten van een samenwerkingsschool. Daarvoor komen we met een advies naar de GMR of de fusie wel of niet verstandig is en zo nee, welke alternatieven er mogelijk zijn.

  ---

• Statuut en reglementen

  Wordt het medezeggenschapsstatuut, medezeggenschapsreglement of andere belangrijke afspraken tussen MR en bevoegd gezag herzien? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u met het wegen van de gemaakte afspraken en kijken of deze voldoen aan landelijke wetgeving en uitgangspunten.

  Het is verplicht dat elke onderwijsorganisatie een medezeggenschapsstatuut heeft. Daarnaast moet er voor elke (G)MR een medezeggenschapsreglement zijn. In dit statuut en in deze reglementen worden afspraken opgenomen over de werking van medezeggenschap binnen de organisatie. Maar welke afspraken moet het bevoegd gezag met de MR maken? Wat zijn goede voorbeelden uit het land en welke wettelijke eisen zijn er aan statuut en reglement? De VOO kan u helpen met het opstellen van duidelijk medezeggenschapsstatuut en duidelijke medezeggenschapsreglementen.

  Voorbeeld 1 – Na de fusie van twee scholen moest er een nieuw medezeggenschapsreglement worden opgesteld. Ook twee MR’s werden immers één medezeggenschapsraad. Maar de reglementen van beide MR’s verschilden van elkaar en de MR’s kwamen er niet uit welke afspraken nu het beste zouden werken. Een VOO-adviseur kijkt naar de reglementen en kwam met een voorstel voor een nieuw medezeggenschapsreglement.

  ---

• Nieuwbouw, verbouwing of verhuizing

  Gaat uw school naar een nieuw gebouw of vinden er belangrijke verbouwingen of uitbreidingen plaats? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u met het beoordelen van alle documenten en komen met advies voor de te nemen stappen en te stellen vragen.

  Nieuwbouw, verbouwing of verhuizing is vaak voor veel personeelsleden, ouders en leerlingen een ingrijpend proces. Soms komt de school in een heel andere buurt te staan bij nieuwbouw hebben leerlingen last van de verbouwingen die plaatsvinden of worden twee scholen in één gebouw verhuist. Vaak zijn dossiers rondom onderwijshuisvesting ingewikkeld, uitgebreid en zijn er veel onderwerpen die eromheen hangen (zoals financiën, organisatie van de school en onderwijsvisie). De MR heeft een adviesrecht bij nieuwbouw of belangrijke verbouwingen en kan dus invloed uitoefenen op dit proces.

  De VOO helpt dan ook graag MR’s die in zo’n proces komen te zitten of hier middenin zitten. We helpen u met het stellen van de juiste vragen richting bevoegd gezag, het maken van afwegingen met betrekking tot onderwijshuisvesting en welke rechten de MR op welk vlak precies heeft.

  Voorbeeld 1 – De school wil een aantal klassen verhuizen naar een andere locatie, maar vindt niet dat de MR daarvoor om advies moet worden gevraagd. De MR betwijfelt dat en vraagt de VOO te kijken naar de situatie en welke rechten van de MR hier gelden.

  Voorbeeld 2 – De MR krijgt voor een nieuw te bouwen gebouw voor de school een adviesverzoek gestuurd, maar ziet dat het vooral uit veel financiële stukken bestaat en wil daar graag advies bij. Een VOO-expert op gebied van financiën en onderwijshuisvesting leest de stukken door, stelt vragen op voor de MR en vat simpel samen waar het om gaat.

  ---

• Opstellen activiteiten- of communicatieplan

  Wilt u als school, medezeggenschapsraad of ouderraad een activiteitenplan of communicatieplan opstellen? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u graag met het opstellen van plannen voor de organisatie van (medezeggenschap op) school.

  Het is belangrijk dat elke MR nadenkt over de interne organisatie en vergaderplanning en nadenkt over hoe de MR met de achterban (personeelsleden, ouders en leerlingen) communiceert. In het activiteitenplan neemt de MR op wanneer de vergaderingen zijn en wat er op welk moment wordt besproken. Naast ruimte voor de ‘standaard’ onderwerpen als begroting en het formatieplan, kan de MR daar ook zelf onderwerpen aan toevoegen. De VOO kan helpen bij het opstellen van een duidelijk en uitvoerbaar activiteitenplan.

  Daarnaast is een van de wettelijke taken dat de MR verslag doet aan de achterban en de achterban betrekt het werk van de MR. Een belangrijk startpunt hiervoor is het opstellen van een communicatieplan. Met zo’n plan kan de MR voortvarend aan de slag gaan en denkt de MR goed na over hoe er gecommuniceerd wordt met de achterban. De VOO kan helpen bij het opstellen van een duidelijk en uitvoerbaar communicatieplan.

  Voorbeeld 1 – Er is een bijna compleet nieuwe MR aangetreden. Zij volgen de VOO-cursus MR Start, waarbij ze uitleg krijgen over wat een activiteitenplan is en hier ook een format voor krijgen. Graag willen ze dat de VOO helpt met meedenken over welke onderwerpen er in het activiteitenplan verder aan bod kunnen komen en hoe de MR zelf initiatieven kan agenderen.

  ---

• Organisatie medezeggenschap

  Wilt u als bestuur, school of MR wijzigingen aanbrengen in de organisatiestructuur van medezeggenschap? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u graag met het opstellen van plannen voor de organisatie van (medezeggenschap op) school.

  Na verloop van tijd kan er door allerlei wijzigingen in de onderwijsorganisatie een wens ontstaan om medezeggenschap anders te organiseren. Zo kan het zijn dat er bij een school extra locaties bijkomen, scholen of besturen met elkaar fuseren of andere ingrijpende wijzigingen. Met deze bestuurlijke wijzigingen is het vaak ook noodzakelijk of gewenst om te kijken of de organisatie van medezeggenschap niet beter georganiseerd kan worden. De VOO kan u hierbij helpen.

  Voorbeeld 1: Binnen een stichting is één school met zes locaties. Op dit moment is er één MR op het niveau van de school en zijn er geen deelraden op deze locaties, maar een personeelsadviesraad. Dit betekent dat op dit moment ouders geen formele inspraakmogelijkheden hebben op het niveau van de locaties. Het bestuur van de stichting wil dit veranderen op basis van de kritiek hierop van ouders. De VOO helpt mee met het bedenken van een nieuwe structuur voor medezeggenschap binnen deze school met zes locaties.

  ---

• Anders

  Heeft u begeleiding en advies op maat nodig bij een ander dan bovenstaande onderwerpen? Geen probleem, vraag ook dan de begeleiding van de VOO aan. Neem contact op voor meer informatie over hoe we kunnen helpen, of vraag hieronder direct de VOO Servicekaart aan.

  ---