Begeleiding

Begeleiding en advies op maat voor (G)MR, ouderraad, schoolleiding, schoolbestuur en raad van toezicht

Er kan van alles binnen uw school/organisatie gebeuren waar u begeleiding bij kunt gebruiken. Bijvoorbeeld als er een scholen- of besturenfusie plaatsvindt, als de begroting moet worden opgesteld of beoordeeld, of wanneer er organisatorische wijzigingen plaatsvinden. Bij deze en veel meer onderwerpen kan de VOO ondersteuning bieden, zowel voor (G)MR, ouderraad, schoolleiding, schoolbestuur en raad van toezicht. Hieronder vindt u meer informatie per onderwerp over wat de VOO voor uw (G)MR of school/organisatie kan betekenen.

Voor de meeste onderwerpen kunt u gebruik maken van de VOO Servicekaart. De VOO Servicekaart biedt:

• 5 of 10 uur begeleiding en advies op maat door experts op gebied van het onderwerp;
• professionele ondersteuning bij het doornemen en beoordelen van documenten/besluiten, opstellen van brieven en meer;
• een vast aanspreekpunt van de VOO voor het onderwerp.

Heeft u vragen over onze begeleiding? Neem dan contact met ons op, telefonisch via (036) 533 15 00 of  per e-mail via [email protected].

“In 2021 heeft onze onderwijsstichting haar besturingsmodel en haar statuten ingrijpend gewijzigd. De VOO heeft mij als voorzitter van de GMR uitstekend geholpen in het beoordelen van alle juridische stukken en de gevolgen daarvan op het governance model. De inhoudelijke kwaliteit en scherpte van onze adviezen leidden ook tot waardering vanuit het bestuur waardoor veel van onze voorstellen uiteindelijk zijn omarmd. Ik ben enorm blij met de ondersteuning die ik van de VOO heb gekregen.”
Arian Prins, voorzitter GMR SKOV

Begeleiding bij…

• Aanstellen van een ambtelijk secretaris

  Wilt u als bestuur, school of MR ambtelijke ondersteuning voor de medezeggenschap? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u graag aan een ambtelijk secretaris mét uitgebreide kennis van medezeggenschap.

  Met een ambtelijk secretaris van de VOO bent u verzekerd van ondersteuning van iemand die zowel secretariële werkzaamheden uitstekend kan uitvoeren als iemand die kan helpen bij inhoudelijke en procesmatige vragen van MR-leden. Onze ambtelijk secretarissen hebben uitgebreide kennis van de Wet medezeggenschap op scholen (WMS), van andere relevante wetgeving en van hoe medezeggenschap in de praktijk werkt.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘Weet ik nog niet, neem contact met mij op’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO succesvol een ambtelijk secretaris heeft geleverd aan de (G)MR. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – [tekst volgt nog]

  Casus 2 – [tekst volgt nog]

  ---

• Conflict binnen de MR of tussen MR en bevoegd gezag

  Heeft u een conflict met de schoolleiding, ouderraad of (binnen de) medezeggenschapsraad? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. We kunnen u helpen met het vinden van oplossingen in bestaande conflicten.

  Het kan voorkomen dat de medezeggenschapsraad en het bevoegd gezag, of de medezeggenschapsraad intern, het niet met elkaar eens zijn. Soms gaat het over de koers en het beleid van de school, zoals bij een fusie of huisvesting. Maar soms gaat het ook om niet-inhoudelijke zaken, zoals de wijze van communicatie of de toon van de MR-vergaderingen. De VOO kan helpen bij het vinden van oplossingen, het sluiten van compromissen en ervoor zorgen dat iedereen weer met dezelfde focus werkt: het hoog houden van de kwaliteit van het onderwijs voor leerlingen.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘Weet ik nog niet, neem contact met mij op’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij conflicten. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – De medezeggenschapsraad was het niet eens met de locatie en procedures rondom nieuwbouw voor de school. Volgens het bevoegd gezag gaat de MR niet over de locatie en was de toon die de MR aansloeg ‘niet de gewenste manier van communicatie’. Het conflict liep langzamerhand hoog op en uiteindelijk schakelde de MR de VOO in voor ondersteuning en advies. We geven dan uitleg over wat de rechten zijn die de MR bij deze specifieke casus heeft, hoe het overleg tussen MR en bevoegd gezag vorm kan krijgen en komen tot oplossingen over hoe MR en bevoegd gezag met elkaar om horen te gaan. Daarna was iedereen weer op de hoogte van diens rol en positie en kon het proces worden vervolgd.

  Casus 2 – Volgens de WMS heeft de (G)MR het recht en ook de plicht om contact te zoeken met de achterban – de personeelsleden, ouders en (in het voortgezet onderwijs) ook leerlingen. Hierom wilde de GMR een nieuwsbrief versturen over een fusieproces naar alle ouders, wat via het bevoegd gezag is gegaan. In plaats van de nieuwsbrief door te sturen, heeft het bevoegd gezag een eigen bericht gestuurd naar de ouders en de brief van de GMR als bijlage toegevoegd. Op deze manier heeft de GMR niet zonder tussenkomst van het bevoegd gezag contact kunnen zoeken met de achterban. Daarom wilde de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad voortaan zelf de ouders berichten via het online systeem dat de school gebruikt. De bestuurder weigerde echter dit te regelen. In het verleden zijn er geschillen geweest bij de Landelijke Commissie voor Geschillen WMS (LCG WMS), die heeft bepaald dat het bevoegd gezag de (G)MR niet mag weigeren om via het systeem van de school zelfstandig informatie te verspreiden – zonder tussenkomst van bevoegd gezag. Omdat de GMR in deze casus na herhaaldelijke verzoeken geen toegang kreeg, hielp de VOO met het starten van een geschil richting de geschillencommissie. Uiteindelijk hoefde het geschil niet plaats te vinden, omdat de bestuurder alsnog de toegang verleende.

  ---

• Financiën van de school

  Wilt u een onafhankelijk oordeel over de begroting van de school, over de jaarrekening of over andere financiële onderwerpen? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u met het kritisch beoordelen van deze documenten en helpen u met het stellen van de juiste vragen.

  De MR krijgt het meerjarig financieel beleid ter advisering voorgelegd en elk jaar de begroting ter informatie. Niet elke MR is goed toegerust op doorgronden welke financiële keuzes welke impact hebben op de kwaliteit van het onderwijs en de onderwijsorganisatie als geheel. De VOO kan helpen met het doorgronden van de financiële stukken en het bekijken welke invloed deze keuzes hebben op het onderwijs op school.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ’10 uur servicekaart’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij het beoordelen van financiële stukken. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – [tekst volgt nog]

  Casus 2 – [tekst volgt nog]

  ---

• Fusie tussen scholen of besturen

  Gaat uw school binnenkort fuseren met een andere school, of gaat de stichting samengevoegd worden met een andere stichting? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u in het hele fusieproces.

  Een fusie tussen twee scholen of twee besturen kan een ingrijpend proces zijn. Voor personeel, voor ouders en voor leerlingen. Want vaak staan fusies niet op zichzelf, maar heeft dit gevolgen voor het onderwijs dat wordt gegeven, voor het openen of sluiten van locaties en voor de financiering vanuit de overheid.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ’10 uur servicekaart’ aan indien u wilt dat we uw MR in het hele proces begeleiden. Als u alleen wilt dat we de fusie-effectrapportage beoordelen, vink dan bij vraag 3 ‘5 uur servicekaart in’.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij fusies tussen scholen of besturen. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – Twee schoolbesturen, een openbaar bestuur en een protestants-christelijk bestuur, willen met elkaar fuseren. Het bevoegd gezag stuurt hiervoor een verzoek aan de GMR om in te stemmen met de fusieplannen. De GMR wil graag een onafhankelijk oordeel om uitgebreide fusie-effectrapportages en vervolgstudies door te nemen, en schakelt de VOO in voor ondersteuning. We kijken allereerst naar de bestaande situatie van beide stichtingen/besturen. Hoe zit het met de financiën en zijn deze op orde? Dreigen er sluitingen van scholen door leerlingentekorten? Zijn er dislocaties en hoe worden die gefinancierd door de stichting? Dergelijke vragen spelen in deze eerste fase en door de antwoorden kan een overzicht van de situatie worden geschetst. Daarna kijken we of de fusie dé oplossing is voor de situatie die er is. Soms is niet een besturenfusie de beste keuze, maar kunnen andere oplossingen meer voor de hand liggen – zoals het stichten van een samenwerkingsschool of het oprichten van een holding. Tot slot komen we dan met een advies naar de GMR of de fusie wel of niet verstandig is en zo nee, welke alternatieven er mogelijk zijn.

  Casus 2 – [tekst volgt nog]

  ---

• Informatiebijeenkomst onderwijs & gemeente(raad)

  Het is van belang dat u als raadslid, commissielid of wethouder weet wat uw rol bij het onderwijs is en kennis neemt van de actuele stand van zaken bij uw gemeente. Om u hierbij te ondersteunen, heeft de Vereniging Openbaar Onderwijs een informatiebijeenkomst ontwikkeld voor gemeenten, specifiek bedoeld voor raadsleden, commissieleden en wethouders. Deze bijeenkomst stellen we in overleg met de gemeente(raad) verder af.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘Weet ik nog niet, neem contact met mij op’ aan.

  Bedoeld voor	Raadsleden, commissieleden en wethouders
  Lengte	50 minuten
  Vorm	Online (neem contact op voor mogelijkheid om het fysiek te organiseren)
  Doel	Helderheid over de rol van de gemeente(raad) bij het onderwijs, waarbij wordt ingegaan op de specifieke situatie in uw gemeente
  Kosten	500 euro (bij bijeenkomst van 50 minuten gespecificeerd voor uw gemeente)

  Proces na uw aanvraag

  Na uw aanvraag nemen we zo spoedig mogelijk contact op om de aanvraag te bespreken. Daarbij zijn we benieuwd naar de voorkennis die er bij raadsleden is en of er specifieke situaties spelen in uw gemeente op gebied van onderwijs. Nadat we de datum en tijd met elkaar hebben vastgesteld gaan we aan de slag met het uitzoeken van de specifieke onderwijssituatie in uw gemeente en maken we een presentatie met algemene uitleg over de rol van de gemeente(raad) bij het onderwijs en de specifieke situatie van het onderwijs in uw gemeente.

• Nieuwbouw of verbouwing

  Gaat uw school naar een nieuw gebouw of vinden er belangrijke verbouwingen of uitbreidingen plaats? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u met het beoordelen van alle documenten en komen met advies voor de te nemen stappen en te stellen vragen.

  Nieuwbouw, verbouwing of verhuizing is vaak voor veel personeelsleden, ouders en leerlingen een ingrijpend proces. Vaak zijn dossiers rondom onderwijshuisvesting ingewikkeld, uitgebreid en zijn er veel onderwerpen die eromheen hangen (zoals financiën, organisatie van de school en onderwijsvisie). De MR heeft een adviesrecht bij nieuwbouw of belangrijke verbouwingen en kan dus invloed uitoefenen op dit proces. De VOO helpt dan ook graag MR’s die in zo’n proces komen te zitten of hier middenin zitten. We helpen u met het stellen van de juiste vragen richting bevoegd gezag, het maken van afwegingen met betrekking tot onderwijshuisvesting en met welke rechten de MR op welk vlak precies heeft.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘5 uur servicekaart’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij nieuwbouw of verbouwing. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – De school wil een aantal klassen verhuizen naar een andere locatie, maar vindt niet dat de MR daarvoor om advies moet worden gevraagd. De MR betwijfelt dat en vraagt de VOO te kijken naar de situatie en welke rechten van de MR hier gelden.

  Casus 2 – De MR krijgt voor een nieuw te bouwen gebouw voor de school een adviesverzoek gestuurd, maar ziet dat het vooral uit veel financiële stukken bestaat en wil daar graag advies bij. Een VOO-expert op gebied van financiën en onderwijshuisvesting leest de stukken door, stelt vragen op voor de MR en vat simpel samen waar het om gaat.

  ---

• Opstellen activiteiten- of communicatieplan

  Wilt u als school, medezeggenschapsraad of ouderraad een activiteitenplan of communicatieplan opstellen? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u graag met het opstellen van plannen voor de organisatie van (medezeggenschap op) school.

  Het is belangrijk dat elke MR nadenkt over de interne organisatie en vergaderplanning en nadenkt over hoe de MR met de achterban (personeelsleden, ouders en leerlingen) communiceert. In het activiteitenplan neemt de MR op wanneer de vergaderingen zijn en wat er op welk moment wordt besproken. Naast ruimte voor de ‘standaard’ onderwerpen zoals de begroting en het formatieplan, kan de MR daar ook zelf onderwerpen aan toevoegen. De VOO kan helpen bij het opstellen van een duidelijk en uitvoerbaar activiteitenplan. Wilt u een cursus waarbij u leert hoe u zelf zo’n plan opstelt? Volg dan de VOO-cursus MR en Activiteitenplan.

  Daarnaast is een van de wettelijke taken dat de MR verslag doet aan de achterban en de achterban betrekt het werk van de MR. Een belangrijk startpunt hiervoor is het opstellen van een communicatieplan. Met zo’n plan kan de MR voortvarend aan de slag gaan en denkt de MR goed na over hoe er gecommuniceerd wordt met de achterban. De VOO kan helpen bij het opstellen van een duidelijk en uitvoerbaar communicatieplan. Wilt u een cursus waarbij u meer leert over de wettelijke kaders van en concrete invulling van contact met de achterban? Volg dan de VOO-cursus MR en Achterban.

  Wilt u dat we helpen bij het opstellen van alleen een activiteitenplan of communicatieplan?

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ’10 uur servicekaart’ aan indien u wilt dat we u ondersteunen bij het opstellen van beide documenten. Als u wilt dat we helpen bij één van deze documenten, vink dan bij vraag 3 ‘5 uur servicekaart’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij het opstellen van een activiteitenplan of communicatieplan. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – Er is een bijna compleet nieuwe MR aangetreden. Zij volgen de VOO-cursus MR Start, waarbij ze uitleg krijgen over wat een activiteitenplan is en hier ook een format voor krijgen. Graag willen ze dat de VOO helpt met meedenken over welke onderwerpen er in het activiteitenplan verder aan bod kunnen komen en hoe de MR zelf initiatieven kan agenderen.

  Casus 2 – [tekst volgt nog]

  ---

• Organisatie medezeggenschap

  Wilt u als bestuur, school of MR wijzigingen aanbrengen in de organisatiestructuur van medezeggenschap? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u graag met het opstellen van plannen voor de organisatie van (medezeggenschap op) school.

  Na verloop van tijd kan er door allerlei wijzigingen in de onderwijsorganisatie een wens ontstaan om medezeggenschap anders te organiseren. Zo kan het zijn dat er bij een school extra locaties komen, scholen of besturen met elkaar fuseren of andere ingrijpende wijzigingen voorkomen. Met deze bestuurlijke wijzigingen is het vaak ook noodzakelijk of gewenst om te kijken of de organisatie van medezeggenschap niet beter georganiseerd kan worden. De VOO kan u hierbij helpen.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘Weet ik nog niet, neem contact met mij op’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij het beter organiseren van medezeggenschap. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1: Binnen een stichting is één school met zes locaties. Op dit moment is er één MR op het niveau van de school en zijn er geen deelraden op deze locaties, maar een personeelsadviesraad. Dit betekent dat op dit moment ouders geen formele inspraakmogelijkheden hebben op het niveau van de locaties. Het bestuur van de stichting wil dit veranderen op basis van de kritiek hierop van ouders. De VOO helpt mee met het bedenken van een nieuwe structuur voor medezeggenschap binnen deze school met zes locaties.

  Casus 2 – [tekst volgt nog]

  ---

• Ouderraad en vrijwillige ouderbijdrage

  Wilt u de ouderraad anders vormgeven of wilt u van ons begeleiding met betrekking tot wetgeving over de vrijwillige ouderbijdrage? Vraag dan begeleiding op maat aan de VOO. Wij helpen u graag bij het vraagstuk.

  Veel scholen in het primair en voorgezet onderwijs kennen een ouderraad en vragen van ouders een vrijwillige ouderbijdrage. Met deze bijdrage worden extracurriculaire activiteiten bekostigd, zoals schoolreisjes en tweetalig onderwijs. Het op een goede manier opzetten van een ouderraad kan ingewikkeld zijn. En vanwege nieuwe wetgeving hebben scholen vaak veel vragen over wat wel en niet mag in het kader van de ouderbijdrage.

  De VOO kan meedenken met het opzetten van een ouderraad of ondersteunen bij vragen over de vrijwillige ouderbijdrage.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘5 uur servicekaart’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij het organiseren van de ouderraad en de ouderbijdrage. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1: [tekst volgt nog]

  Casus 2: [tekst volgt nog]

  ---

• Reglementencheck

  Wilt u als (G)MR dat een onafhankelijk expert uw medezeggenschapsreglement, huishoudelijk reglement en (G)MR-pagina op de website van de school of organisatie beoordeelt? Vraag dan de VOO Reglementencheck aan! Met deze check bent u verzekerd dat uw reglementen aan alle (actuele) wettelijke vereisten voldoen en krijgt u suggesties om de afspraken te verbeteren.

  Meer informatie over de VOO Reglementencheck.

• Statuut en reglementen

  Worden het medezeggenschapsstatuut, medezeggenschapsreglement of andere belangrijke afspraken tussen MR en bevoegd gezag herzien? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u met het wegen van de gemaakte afspraken en kijken of deze voldoen aan landelijke wetgeving en uitgangspunten.

  Het is verplicht dat elke onderwijsorganisatie een medezeggenschapsstatuut heeft. Daarnaast moet er voor elke (G)MR een medezeggenschapsreglement zijn. In dit statuut en in deze reglementen worden afspraken opgenomen over de werking van medezeggenschap binnen de organisatie. Maar welke afspraken moet het bevoegd gezag met de MR maken? Wat zijn goede voorbeelden uit het land en welke wettelijke eisen zitten er aan statuut en reglement? De VOO kan u helpen met het opstellen van duidelijk medezeggenschapsstatuut en duidelijke medezeggenschapsreglementen.

  Indien uw (G)MR wilt dat we alleen het medezeggenschapsreglement en het huishoudelijk reglementen checken, dan kunt u de VOO Reglementencheck aanvragen. Indien u een andere wens heeft, kunt u de VOO Servicekaart van 5 uur via onderstaand formulier aanvragen.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij het beoordelen en herschrijven van het statuut en reglementen. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1 – Na de fusie van twee scholen moest er een nieuw medezeggenschapsreglement worden opgesteld. De twee MR’s van beide scholen werden samen een nieuwe MR. De reglementen van beide MR’s verschilden op verschillende punten en de vraag aan de VOO was dan ook welke afspraken het beste passen bij hun nieuwe organisatie. Een VOO-adviseur hielp beide MR’s met het samenvoegen van hun MZ-reglementen tot één nieuw medezeggenschapsreglement.

  Casus 2 – Bij een besturenfusie werden twee besturen met één school samengevoegd. Naast de MR op niveau van beide scholen moest er daarom ook een GMR komen op het niveau van het bestuur. Dit nieuwe medezeggenschapsorgaan moest van de grond af aan worden opgebouwd. De VOO hielp bij het maken van keuzes over hoe de GMR zou worden gekozen en welke afspraken er moesten worden gemaakt over samenwerking en de interne organisatie van de GMR.

  ---

• Wijzigen schooltijden

  Wilt u als bestuur, school of MR wijzigingen aanbrengen in de schooltijden? Vraag dan begeleiding op maat aan van de VOO. Wij helpen u graag bij het hele proces voor het wijzigen van de schooltijden.

  Het kan voorkomen dat er onder ouders of personeelsleden de wens ontstaat om te kiezen voor een ander type schoolrooster. Het continurooster wint ook de afgelopen jaren aan populariteit. Dit kan om inhoudelijke redenen zijn omdat de lesmethodes wijzigen en daar een ander type rooster beter bij past, maar ook omdat er meer praktische overwegingen spelen. Welke grondslag voor de wens tot wijziging er ook is, de VOO kan meedenken over hoe het wijzigen ervan tot stand komt. Hoe zorg je dat alle geluiden onder ouders en personeelsleden worden gehoord? Welke documenten moeten worden aangepast? En hoe organiseer je de – vanuit de wet verplichte – ouderraadpleging? Bij dergelijke vragen kan de VOO ondersteuning bieden.

  Vink voor dit onderwerp in het onderstaande formulier bij vraag 3 ‘Weet ik nog niet, neem contact met mij op’ aan.

  Er zijn verschillende casussen te benoemen waarin de VOO begeleiding heeft geboden bij het beter organiseren van medezeggenschap. Dit zijn daar een aantal voorbeelden van.

  Casus 1: [tekst volgt nog]

  Casus 2: [tekst volgt nog]

  ---

• Anders

  Heeft u begeleiding en advies op maat nodig bij een ander dan bovenstaande onderwerpen? Geen probleem, vraag ook dan de begeleiding van de VOO aan. Neem direct contact met ons op voor meer informatie, of vraag hieronder begeleiding aan en vink bij vraag 3 in onderstaand formulier ‘Weet ik nog niet, neem contact met mij op’ aan.

  ---