Privacybeleid

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

1. Privacybeleid Vereniging Openbaar Onderwijs
De Vereniging Openbaar Onderwijs is een onafhankelijke vereniging zonder winstoogmerk, met leden en tevens dienstverlener aan leden van medezeggenschapsraden, ouderraden en alle in scholen participerende personen. Via onze website bieden wij allerlei diensten aan leden en niet-leden. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties of bedrijven.

Daarnaast kunnen er ook nog gegevens verzameld worden via sociale mediakanalen (zoals Facebook en X), bijvoorbeeld wanneer jij contact met ons opneemt om vragen te stellen of te reageren op een bericht. Wij gebruiken in dat geval alleen jouw accountnaam zodat wij op jouw bericht kunnen reageren.
Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:
• duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
• wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er o.a. voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
• jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.
• Telefonisch 036-533 15 00 (maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16:30 uur)
• E-mail: via het contactformulier
• Post Vereniging Openbaar Onderwijs, postbus 98, 1400 AB Bussum

2. Gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruik van onze lidmaatschappen, diensten en websites laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens. Dat is namelijk afhankelijk van welke diensten en functionaliteiten op onze websites jij kiest te gebruiken.

Persoonsgegevens
Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die je op onze websites gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:
• naam
• schoolgegevens
• e-mailadres
• functie
• geslacht
• informatie die je zelf invult in een open veld
• lidnummer
• naam
• NAW-gegevens
• gegevens over je lidmaatschap van de Vereniging Openbaar Onderwijs
• telefoonnummer

Doeleinden
Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten jij gebruikt):
• om jou de mogelijkheid te bieden artikelen te bestellen via onze websites en gebruik te maken van alle functionaliteiten en diensten op de websites;
• om jouw bestelling te verwerken en je te informeren over het verloop daarvan;
• om je inschrijving voor ons lidmaatschap of overige diensten zoals scholingsbijeenkomsten te verwerken;
• om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post;
• om jou gepersonaliseerde content aan te bieden op de website van de Vereniging Openbaar Onderwijs;
• om jou gepersonaliseerde nieuwsbrieven te versturen;
• om jouw vragen te beantwoorden of jouw klachten te behandelen per e-mail, per post of telefonisch;
• om onze website te verbeteren;
• om je op de hoogte te houden van ons cursusaanbod.

3. Nieuwsbrief
Wij kunnen, indien jij hiervoor toestemming hebt gegeven, per e-mail onze nieuwsbrief of themabrief toesturen. Bij iedere communicatie langs deze weg wordt een afmeldmogelijkheid opgenomen mocht je geen interesse meer hebben in onze nieuwsbrief of themabrief.

4. Verstrekking aan derden
Wij geven de door jou verstrekte gegevens door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor de levering van de door jou bestelde producten, of aangevraagde diensten. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor de afhandeling van automatische incasso’s van de contributie en geven we je gegevens door aan de postbezorger om je bestelling en ons magazine bij jou te bezorgen. Wanneer wij jouw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er o.a. (met een overeenkomst) voor dat die gegevens niet voor andere doeleneinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

5. Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door de Vereniging Openbaar Onderwijs verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
Het uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst, waaronder wij onder meer verstaan het uitbetalen van salaris, het vaststellen van je recht op loon en het nakomen van fiscale en andere wettelijke verplichtingen. Zo dienen wij onder meer over je contactgegevens te beschikken om je te bereiken en hebben wij onder meer je bankgegevens nodig om je salaris aan je te kunnen overmaken. Ook dienen wij bijvoorbeeld te beschikken over gegevens omtrent je functioneren, verzuim, verlof en arbeidsgeschiktheid, teneinde vast te stellen of je je verplichtingen als werknemer nakomt en of de Vereniging Openbaar Onderwijs dat als werkgever doet.

De grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is:
Dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst waarbij de medewerker partij is, het voldoen aan een wettelijke verplichting en het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van de Vereniging Openbaar Onderwijs. Zo heeft de Vereniging Openbaar Onderwijs er onder meer belang bij om te weten hoe de arbeidsprestaties van de medewerkers zijn.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Vereniging Openbaar Onderwijs de volgende persoonsgegevens verwerken:
• voornaam;
• tussenvoegsel;
• achternaam;
• geslacht;
• burgerlijke staat
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• kopie ID;
• salarisgegevens.
• gegevens over de arbeidsgeschiktheid
• functionerings- en beoordelingsgegevens
• verzuim- en verlofgegevens
• BSN-nummer
• bankgegevens

De persoonsgegevens worden door de Vereniging Openbaar Onderwijs opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
• Gedurende de periode dat men een arbeidscontract heeft, daarna volgens de (wettelijk) verplichte bewaartermijn tot maximaal zeven jaar en in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.
• Voor zover en zolang benodigd om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Indien je de betreffende persoonsgegevens niet wenst te verstrekken, kunnen wij de overeenkomst niet geheel uitvoeren. Het verschaffen van de persoonsgegevens is dan ook een vereiste om de overeenkomst met je aan te gaan, dan wel deze te laten voortduren.

6. Verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten
Persoonsgegevens van sollicitanten worden door de Vereniging Openbaar Onderwijs verwerkt ten behoeve van het selecteren van personen voor beschikbare functies. De grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is dat dit noodzakelijk is voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van de Vereniging Openbaar Onderwijs. Zo heeft de Vereniging Openbaar Onderwijs er belang bij om het arbeidsverleden van zijn sollicitanten te kennen.

Voor bovenstaande doelstelling(en) kan de Vereniging Openbaar Onderwijs de volgende persoonsgegevens van je verwerken:
• voornaam;
• tussenvoegsel;
• achternaam;
• geslacht;
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens over uw arbeidsverleden;
• gegevens over de door u gevolgde opleiding;
• referenties;
• andere gegevens die je in jouw cv dan wel sollicitatiebrief hebt vermeld.

Jouw persoonsgegevens worden door de Vereniging Openbaar Onderwijs opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat de functie waarop je hebt gesolliciteerd niet is vervuld. Wij bewaren je gegevens uitsluitend voor een langere periode, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, of wanneer je bij de Vereniging Openbaar Onderwijs in dienst treedt. Indien je de betreffende persoonsgegevens niet wenst te verstrekken, kunnen wij je sollicitatie niet in behandeling nemen, nu wij je gegevens nodig hebben voor het beoordelen van je geschiktheid voor de functie.

7. Beveiligen en bewaken
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door jouw gevraagde dienst te leveren. Daarna bewaren wij de gegevens drie jaar in ons relatiebeheersysteem en in de financiële administratie zeven jaar. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.

8. Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

9. Minderjarigen
Als je 16 jaar of jonger bent, dan mag je uitsluitend onder toezicht van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordigers een overeenkomst sluiten via onze website.

10. VOO en het gebruik van ZOOM
Voor het verzorgen van trainingen op afstand heeft de VOO gekozen voor het Amerikaanse ZOOM, dat in 2011 is opgericht. ZOOM is met name geschikt voor het verzorgen van trainingen, onder andere omdat het goed ondersteunt dat de cursusleider ook visueel contact kan houden met de deelnemers. Daarnaast biedt het enkele opties die de gewenste interactiviteit in trainingen ondersteunen.

Net als met het gebruik van vele andere digitale hulpmiddelen hebben sommigen ook privacy-zorgen over het gebruik van ZOOM. Als VOO proberen we hier zo zorgvuldig mogelijk mee om te gaan.

Een goed handvat daarvoor wordt geboden door het bedrijf ICT Recht, een vooraanstaande juridische adviseur op het gebied van digitaal recht. Over het gebruik van ZOOM geven zij de volgende adviezen. Deze volgen wij zoveel als mogelijk op. Zo hebben wij een gebruikersovereenkomst en een verwerkersovereenkomst gesloten met ZOOM. Op verzoek verstrekken wij u die. Hiermee zorgen we ervoor dat we voldoen aan alle eisen die de AVG stelt aan het zorgvuldig omgaan met gebruikersgegevens.

Inmiddels zijn de instellingsmogelijkheden in ZOOM om de beveiliging te verbeteren aanzienlijk uitgebreid. Wij beveiligen elke groep met een password en deelnemers kunnen alleen in de groep komen als zij expliciet worden toegelaten. ZOOM faciliteert dat je zelf kunt kiezen welke servers worden gebruikt. Wij gebruiken alleen servers van landen die de Europese databeveiliging hanteren.

Wij blijven continu alert op signalen die mogelijk aanleiding kunnen zijn tot zorgen over de privacy van onze klanten en relaties. Heeft u hierover nog vragen, dan kunt u ons mailen via [email protected].

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Jouw gegevens gebruik wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

12. Inzage en wijzigen van jouw gegevens
Om je gegevens in te zien en te wijzigen, neem je contact op met het secretariaat/cursusbureau van de Vereniging Openbaar Onderwijs via:
• E-mail via [email protected]
• Post Vereniging Openbaar Onderwijs, postbus 98, 1400 AB Bussum

Om misbruik te voorkomen vragen wij je, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, je adequaat te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie jouw BSN én jouw pasfoto af te schermen.

Wanneer je contact opneemt, krijg je binnen één maand een reactie.

13. Autoriteit persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Inwerkingtreding
Deze verklaring is in werking sinds 9 november 2023.