Begroting

In de begroting wordt uiteengezet hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel geld er aan welke doelen wordt uitgegeven. Hier leest u meer over de begroting en de rechten van de medezeggenschapsraad.

Welke financiële stukken zijn er?

Er zijn verschillende momenten in het jaar waarop financieel beleid wordt vastgesteld. Begin mei wordt het formatieplan vastgesteld, eind mei de kaderbrief, eind juni het jaarverslag en eind november de begroting. Dit is de cyclus aan documenten die elk jaar opnieuw terugkomen. Het kan zijn dat de begroting per schooljaar wordt vastgesteld (in plaats van per kalenderjaar), in dat geval wordt de begroting in het voorjaar vastgesteld.

Hoe komt de begroting tot stand?

In een strategisch meerjarig beleidsplan worden doelstellingen opgenomen op het niveau van de stichting en van de school. Deze ambities zijn samen met andere ontwikkelingen, zoals groei of krimp van het aantal leerlingen, huisvestingsvraagstukken of noodzakelijke investeringen, belangrijke input voor het financieel beleid van de instelling. De financiële uitwerking van de ambities en ontwikkelingen zijn terug te vinden in het meerjarig financieel beleid of de meerjarenbegroting. In de meerjarenbegroting staat de financiële prognose voor de komende jaren. Eerst wordt een begroting op het niveau van de stichting opgesteld en vervolgens wordt dit uitgewerkt in een schoolbegroting.

Voorafgaand aan het vaststellen van de begroting, wordt bovenschools vaak een kaderbrief opgesteld, waarin de uitgangspunten voor de begroting staan opgenomen. Ook het formatieplan vormt een belangrijke input voor de uiteindelijke begroting. Het jaarverslag is de verbindende factor in deze cyclus. In het jaarverslag wordt bekeken in hoeverre de gestelde doelstellingen zijn behaald, wordt gekeken in welke mate de begroting is uitgevoerd en wordt vooruitgekeken op wat de consequenties hiervan zijn voor (de begroting van) het komende jaar.

Overzicht documenten omtrent begroting

Hieronder een kort overzicht van documenten die van belang zijn in het kader van de begroting en wanneer deze beschikbaar moeten zijn (bij een kalenderjaarbegroting), ook voor de medezeggenschapsraad.

Wat staat er in de kaderbrief?

In de kaderbrief geeft het bevoegd gezag aan wat de uitgangspunten zijn voor de begroting. Het is van belang dat een dergelijke brief er is. Zo kunnen bevoegd gezag en medezeggenschapsraad voordat de begroting er is met elkaar praten de richtlijnen voor de begroting.

Er zijn een aantal onderwerpen die in de kaderbrief kunnen worden opgenomen:

• De wijze waarop de school(organisatie) in de begroting rekening houdt met het beleid, zoals het strategisch kader en het jaarplan van de school.
• Het financieel kader, bijvoorbeeld een sluitende begroting en de koppeling naar de reserves (indien van toepassing).
• Uitgangspunten met betrekking tot de leerlingenprognoses, de rol van het formatieplan in het begrotingsproces, de investeringslimitieten en de onderhoudsplanning.
• De allocatie van afspraken en de verdeling van middelen over de scholen, en de bovenschoolse voorzieningen.

Relevante vragen over de kaderbrief kunnen gaan over hoe het strategisch beleid wordt ingebracht in de begroting en wat de wijzigingen zijn ten opzichte van de vorige kaderbrief.

Wat staat er in de begroting?

Als wordt gepraat over inkomsten en uitgaven van scholen gaat het om bekostiging en besteding. Bekostiging gaat om de door het Rijk jaarlijks berekende lumpsumbekostiging per school of groep scholen. Bestedingsinformatie gaat over waar de ontvangen middelen aan uitgegeven worden. Verantwoording over de inkomsten en uitgaven wordt gedaan in de jaarrekening, die onderdeel uitmaakt van het jaarverslag.

Het doel van de begroting is tweeledig:

• Het zichtbaar maken van meerjarige effecten van de keuzes en externe omstandigheden.
• Inzicht krijgen in de benodigde flexibiliteit van de school(organisatie) om adequaat te kunnen reageren op het niet (geheel) uitkomen van verwachtingen (zoals de leerlingaantallen).

Onderwerpen in de begroting zijn:

• De relatie met het strategisch beleid, in woordelijke toelichting besproken
• De meerjarige prognose voor het aantal leerlingen
• De exploitatie en de investeringsbegroting
• Een risicoparagraaf: de risico’s en de maatregelen om deze te beheersen

Het is van belang dat de begroting niet alleen uit cijfers bestaat, maar dat er ook een onderlegger is waar wordt uitgelegd welke keuzes worden gemaakt en waarom. Dat is ook een verplichting om te doen. Een groot deel van de begroting bestaat uit vaste kosten, zoals personeelskosten, en maar een deel van de begroting betreft het maken van duidelijke keuzes. Over de personele bezetting wordt gesproken in het formatieplan en vormt dus een belangrijk financieel uitgangspunt voor de begroting.

Zoals eerder gezegd zijn er verschillende bronnen voor de begroting: ambities en ontwikkelingen. Het is daarbij goed om te beseffen dat deze ambities en ontwikkelingen kunnen plaatsvinden op bovenschools niveau, wat van invloed is op de begroting op schoolniveau. Als MR op schoolniveau is het dan ook van belang goed contact te hebben met de GMR om te spreken over deze bovenschoolse ontwikkelingen.

Er zijn een aantal belangrijke vragen om te stellen bij de begroting:

• Hoe is het strategisch beleid terug te zien in de begroting en is deze in lijn met afspraken zoals in de kaderbrief?
• Wat zijn de belangrijkste financiële risico’s voor de school(organisatie) en welke afspraken worden hierover gemaakt om deze te beheersen?
• Is er sprake van een sluitende begroting? Als er een tekort is, waar is dit het gevolg van en welke maatregelen worden genomen om dit te beheersen? Als er geld overgehouden wordt, waar gaat dit dan naartoe?
• Zijn er meerjarenbegrotingen en plannen op gebied van exploitatie, investeringen (huisvesting, onderhoud, ICT, enzovoorts) en liquiditeiten.
• Welke inkomsten zijn structureel en welke zijn incidenteel? Hoe zit dit bij de uitgaven?

Zo zijn er nog vele vragen om te kunnen stellen bij de begroting. Als lid van de MR is het van belang vooral op de hoofdlijnen te letten. Vragen over waarom een bepaalde kostenpost een paar tientallen euro’s duurder is dan vorig jaar kan interessant zijn, maar zo zijn er vele posten waar zulke vragen over gesteld kunnen worden. Voor de MR is het van belang de grote lijnen in de gaten te houden.

Begroting en MR

Het kan zinvol zijn om binnen de MR een financiële commissie aan te stellen die de belangrijke financiële documenten doorneemt, waaronder de begroting. De MR heeft namelijk verschillende belangrijke rechten als het gaat over de begroting. Maak ook een activiteitenplan waarin wordt opgenomen wanneer welke documenten worden besproken en stel dit plan vast in overleg met het bevoegd gezag/de directie van de school.

In de Wet medezeggenschap op scholen (WMS) is opgenomen dat de MR moet worden geïnformeerd over een aantal zaken (artikel 8 lid 2 WMS):

• Jaarlijks ontvangt de MR de begroting met bijbehorende beleidsvoornemens op financieel, organisatorisch en onderwijskundig gebied (artikel 8 lid 2a WMS).
• Jaarlijks voor 1 mei ontvangt de MR informatie over de berekening die ten grondslag ligt aan de middelen uit de kas van het Rijk die worden toegekend aan het bevoegd gezag (artikel 8 lid 2b WMS).
• Jaarlijks voor 1 juli een jaarverslag, waarin de financiële verantwoording uiteen wordt gezet (artikel 8 lid 2c WMS).

De wet schrijft het bevoegd gezag niet voor op welk moment de begroting en de beleidsvoornemens aan de MR of GMR moeten worden voorgelegd, omdat elk bevoegd gezag zelf mag bepalen of het kalenderjaar dan wel het schooljaar leidend is.

Naast deze informatieplicht van het bevoegd gezag richting de MR, heeft de MR ook een adviesbevoegdheid met betrekking tot de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid van de school (artikel 11 lid 1b WMS). Tevens geeft de GMR advies over de criteria die ten grondslag liggen aan de verdeling van middelen over de betreffende scholen (artikel 16 lid 2b WMS).

Als de MR iemand in zijn gelederen heeft die veel kennis heeft van financieel beleid, kan het verstandig zijn hem te vragen het voortouw te nemen bij het bestuderen van de documenten. Ook is het mogelijk dat de MR een externe deskundige inschakelt.

VOO en begroting

Indien gewenst kan de VOO u helpen met het beoordelen van financiële documenten, zoals de begroting en de kaderbrief. Dit betekent dat de MR de documenten naar de VOO opstuurt, en de VOO met een advies komt richting de MR over onder meer de financiële risico’s en de vragen die de MR kan stellen bij het document. Ook kan de VOO een cursus over het financieel beleid geven. De kosten voor begeleiding en cursussen worden vergoed door het bevoegd gezag/de directie, mits u van tevoren aangeeft dat u deze kosten maakt (artikel 28 lid 2 WMS).

Indien het gewenst is dat de VOO op dit onderwerp meekijkt, kunt u de VOO Servicekaart aanvragen. Deze kaart geeft recht op 5 of 10 uur advies door een VOO-expert over bijvoorbeeld de begroting of het jaarverslag en de jaarrekening. Daarnaast geeft de VOO twee cursussen op financieel gebied: MR en Begroting en Volg het Onderwijsgeld. Bij MR en Begroting wordt verder ingegaan op de begroting, bij Volg het Onderwijsgeld leert u meer over de geldstromen binnen het onderwijs.

Bestanden

VOO - Handreiking Financieel beleid

885,04 KB

Download PDF