Agenda, notulen en actielijst

De MR heeft als taak de achterban goed te informeren over datgene wat de MR doet. Ook is het belangrijk dat in de MR gemaakte afspraken op papier staan. Daarom is het belangrijk vergaderingen te notuleren en een actielijst bij te houden.

Agenda

Het opstellen van een duidelijke agenda kan ervoor zorgen dat vergaderen een stuk simpeler en leuker wordt. Als iedereen weet wat er wordt besproken en hoe lang daar de tijd voor is, weet iedereen welke verwachtingen er kunnen zijn. Een aantal punten van belang bij het opstellen van een agenda:

• Elke vergadering zijn er een aantal standaard agendapunten. Aan het begin van de vergadering de opening, vaststelling agenda, vaststelling notulen en actielijst, mededelingen en ingekomen stukken. Aan het einde van de vergadering de rondvraag en sluiting.
• Geef bij het opstellen van de agenda aan hoeveel tijd er aan elk onderwerp zal worden besteed, het liefst met begin- en eindtijd.
• Zet per onderwerp op de agenda of dit ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming (instemmings- of adviesverzoek) op de agenda staat. Wijs eventueel per onderwerp een ‘eigenaar’ aan, die het extra goed voorbereid.

Notulen

Elke vergadering wordt genotuleerd door de MR op basis van de vastgestelde agenda. Dit kan zeer uitgebreid, maar vaak volstaat een samenvatting van de belangrijkste discussiepunten per agendapunt. Het is niet noodzakelijk te benoemen wie wat gezegd heeft, maar wel de conclusie die de MR bij elk agendapunt trekt.

Bij de eerstvolgende vergadering worden de notulen besproken. Onjuistheden of vragen naar aanleiding van de notulen kunnen dan worden besproken. Hierna worden de notulen vastgesteld door de MR en kunnen deze openbaar worden gemaakt.

Actielijst

Tijdens een MR-vergadering wordt vaak veel besproken en worden soms afspraken gemaakt. Het gebeurt vervolgens wel eens dat deze nergens opgeschreven worden of ergens in de notulen belanden en vervolgens vergeten worden. Daarom is het verstandig om als MR een actielijst bij te houden. Dit zorgt er tevens voor dat de MR eraan wordt herinnerd acties uit te voeren. De actielijst kan bestaan uit de volgende onderdelen: datum vergadering, onderwerp actie, beschrijving actie, wie voert de actie uit, deadline actie.

Een actielijst is niet alleen een middel om interne MR-afspraken vast te leggen, maar het kan ook nuttig zijn om afspraken tussen de MR en het bevoegd gezag te noteren.