Agenda, notulen en actielijst

De MR heeft als taak de achterban goed te informeren over datgene wat de MR doet. Ook is het belangrijk dat in de MR gemaakte afspraken op papier staan. Daarom is het belangrijk vergaderingen te notuleren en een actielijst bij te houden.

Agenda

Het opstellen van een duidelijke agenda kan ervoor zorgen dat vergaderen een stuk simpeler en leuker wordt. Als iedereen weet wat er wordt besproken en hoe lang daar de tijd voor is, weet iedereen welke verwachtingen er kunnen zijn. Een aantal punten van belang bij het opstellen van een agenda:

• Elke vergadering zijn er een aantal standaard agendapunten. Aan het begin van de vergadering de opening, vaststelling agenda, vaststelling notulen en actielijst, mededelingen en ingekomen stukken. Aan het einde van de vergadering de rondvraag en sluiting.
• Geef bij het opstellen van de agenda aan hoeveel tijd er aan elk onderwerp zal worden besteed, het liefst met begin- en eindtijd.
• Zet per onderwerp op de agenda of dit ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming (instemmings- of adviesverzoek) op de agenda staat. Wijs eventueel per onderwerp een ‘eigenaar’ aan, die het extra goed voorbereid.

Notulen

Er is wettelijk niets afgesproken over of en zo ja, hoe en door wie vergaderingen genotuleerd moeten worden. De MR heeft wel de taak om schriftelijk verslag te doen van zijn werkzaamheden, maar dat kan ook op andere wijzen dan het notuleren van vergaderingen en het delen van notulen. Het is wel gebruikelijk om notulen te maken. En gebruikelijk notuleert de secretaris van de MR, maar het kan ook iemand anders zijn.

Notulen zijn vooral bedoeld om bij een volgende vergadering te kunnen bevestigen dat iedereen hetzelfde beeld had van de vorige vergadering en dezelfde conclusies daaruit heeft getrokken. Notulen worden dan ook bij de vergadering volgend op de genotuleerde vergadering vastgesteld. Na de vaststelling kunnen ze gedeeld worden met de achterban.

Actielijst

Tijdens een MR-vergadering wordt vaak veel besproken en worden soms afspraken gemaakt. Het gebeurt vervolgens wel eens dat deze nergens opgeschreven worden of ergens in de notulen belanden en vervolgens vergeten worden. Daarom is het verstandig om als MR een actielijst bij te houden. Dit zorgt er tevens voor dat de MR eraan wordt herinnerd acties uit te voeren. De actielijst kan bestaan uit de volgende onderdelen: datum vergadering, onderwerp actie, beschrijving actie, wie voert de actie uit, deadline actie.

Een actielijst is niet alleen een middel om interne MR-afspraken vast te leggen, maar het kan ook nuttig zijn om afspraken tussen de MR en het bevoegd gezag te noteren.

Meer weten over dit onderwerp?

Medezeggenschapsorganen en personen die lid zijn van de VOO kunnen elke schooldag contact opnemen met onze helpdesk met vragen over onderwijs en medezeggenschap. Verder hebben we een uitgebreid cursusaanbod en kunnen we begeleiden bij medezeggenschapskwesties.

Nog geen lid? Meer informatie over het lidmaatschap is op deze pagina te vinden, evenals de mogelijkheid om lid te worden. Naast contact met de helpdesk biedt het lidmaatschap voor medezeggenschapsorganen ook korting op alle cursussen en begeleiding, een gratis handboek voor nieuwe MR-leden en nog veel meer!

Bestanden

VOO Format - Voorbeelden documenten MR

293,13 KB

Download PDF