Agenda en vergaderen

Een goed lopende vergadering is belangrijk voor de MR. Op die manier zijn vergaderingen nuttig en worden er dingen bereikt. Lees hier meer over het plannen en houden van goede vergaderingen.

Plannen van vergaderingen

Op basis van het jaarplan worden de vergaderingen van de MR gepland, zodat aan de start van het jaar de vergaderdata, vergadertijden en locatie van vergaderen bekend is. Het is gebruikelijk om elke maand (totaal tien keer per jaar) bijeen te komen. In principe vergadert de MR eerst zonder het bevoegd gezag (de interne MR-vergadering) en daarna met het bevoegd gezag (de overlegvergadering).

Voor elke vergadering wordt een agenda opgesteld. Dit gebeurt door de secretaris van de MR in samenspraak met de voorzitter (het dagelijks bestuur) en eventueel de schoolleider of het schoolbestuur. De agenda en stukken worden ruim van tevoren verstuurd naar de leden van de MR, zodat zij hun vergadering kunnen voorbereiden.

Opstellen van een agenda

Het opstellen van een duidelijke agenda kan ervoor zorgen dat vergaderen een stuk simpeler en leuker wordt. Als iedereen weet wat er wordt besproken en hoe lang daar de tijd voor is, weet iedereen welke verwachtingen er kunnen zijn. Een aantal punten van belang bij het opstellen van een agenda:

• Elke vergadering zijn er een aantal standaard agendapunten. Aan het begin van de vergadering de opening, vaststelling agenda, vaststelling notulen en actielijst, mededelingen en ingekomen stukken. Aan het einde van de vergadering de rondvraag en sluiting.
• Geef bij het opstellen van de agenda aan hoeveel tijd er aan elk onderwerp zal worden besteed, het liefst met begin- en eindtijd.
• Zet per onderwerp op de agenda of dit ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming (instemmings- of adviesverzoek) op de agenda staat. Wijs eventueel per onderwerp een ‘eigenaar’ aan, die het extra goed voorbereid.

Openbaarheid en geheimhouding

De vergaderingen van de medezeggenschapsraad zijn openbaar. Dit betekent dat iedere belangstellende de MR-vergadering kan bijwonen. De MR bepaalt of en wanneer een belangstellende het woord mag voeren. Soms is er sprake van geheimhouding. Dit is bijvoorbeeld wanneer de MR over individuele personen spreekt. De uitkomst van een besloten gedeelte wordt niet opgenomen in de notulen. Ook wanneer een bepaald onderwerp volgens een derde van de MR-leden niet geschikt is om in het openbaar te behandelen, is de vergadering besloten. En wanneer het persoonlijk belang van een lid in het geding is, kan de MR besluiten dat het betreffende lid niet deelneemt aan die vergadering of aan dat onderdeel. De MR besluit dan tegelijkertijd dat de behandeling van die aangelegenheid in een besloten vergadering plaatsvindt.

Voor MR-leden geldt een geheimhoudingsplicht over alle zaken waarvan zij weten dat de informatie vertrouwelijk is of waarvan zij redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze vertrouwelijk moet blijven. Degene die de vertrouwelijkheid oplegt, bijvoorbeeld de schoolleider als het gaat om een fusie van de school, moet wel aangeven hoe lang de vertrouwelijkheid duurt en of er personen zijn voor wie de vertrouwelijkheid niet geldt. Als men de MR verlaat blijft de geheimhouding bestaan.

Informatievoorziening

Goede informatie is van groot belang om tot een weloverwogen besluit te komen. De MR heeft dan ook recht op informatie. Informatie kan schriftelijk worden aangeboden met daarbij een mondelinge toelichting van het bevoegd gezag. Na de mondelinge toelichting hebben de leden van de MR de mogelijkheid om vragen te stellen, zowel ter verduidelijking als nadere uitleg van de inhoudelijke keuzes.

De MR heeft ook verschillende informatiebronnen die ze zelf kunnen gebruiken. Algemene informatie voor de MR is te verkrijgen bij de VOO kennisbank, maar ook op andere websites. De website www.infowms.nl wordt mede ondersteund door de VOO en biedt veel handreikingen, modelreglementen en andersoortige informatie over medezeggenschap. De WMS-bevoegdhedenkaartjes van de VOO bieden tevens een simpel overzicht van de instemmings- en adviesbevoegdheden van de MR.

Voor een goed geïnformeerd besluit kan het ook belangrijk zijn contact met de achterban te hebben. Zo weet de MR hoe personeel, ouders en leerlingen over een besluit denken. Bij zeer belangrijke onderwerpen, zoals een fusie, kan het een optie zijn om een achterbanoverleg uit te schrijven, zodat alle betrokkenen hun mening kunnen geven.