Een goed lopende vergadering is belangrijk voor de MR. Op die manier zijn vergaderingen nuttig en worden er dingen bereikt. Lees hier meer over het plannen en houden van goede vergaderingen.
Het doel van een vergadering is het bespreken en nemen van besluiten over de onderwerpen die ter vergadering voorliggen. Bij een MR-vergadering gaat het erom dat het bevoegd gezag (het schoolbestuur of de schoolleiding) pas definitieve besluiten neemt nadat de MR gehoord is en gebruik heeft kunnen maken van zijn advies- of instemmingsrecht.
Degelijke besluitvorming begint dan ook met het goed plannen en indelen van de vergadering. Daarvoor kan elk medezeggenschapsorgaan de BOB-methode gebruiken. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. De methode houdt in dat elk besluit een drietal fases doorloopt: eerst een fase waarbij alle beelden (feiten en meningen) worden verzameld over het onderwerp zonder dat de MR al zelf een oordeel vormt, daarna een fase waarin met al deze informatie de leden beginnen met het oordelen over het voorstel en een derde fase waarin het besluit wordt genomen en goed wordt vastgelegd.
Een vergadering plannen gebeurt in principe op basis van een goed uitgewerkt werkplan. In een werkplan maken MR en schoolleiding een vergaderplanning waarin elk (te plannen) onderwerp alvast bij een of meerdere vergaderingen staat ingevuld. Bij de BOB-methode kan men ook daadwerkelijk drie verschillende vergaderingen per onderwerp houden (per fase een vergadering), maar dat is voor een MR op school wat veel. Het is wel aan te raden een onderwerp op twee vergaderingen in te plannen, zodat als de MR vindt dat er meer tijd moet worden genomen om aan de BOB-methode te kunnen voldoen, dit ook kan. Met 10 ingeplande vergaderingen per jaar kan de MR 5 cycli van 2 vergaderingen afwerken: elk onderwerp eerst op een vergadering waar de schoolleider bij aanwezig is (dat zorgt voor beeldvorming) en daarna op een vergadering waarbij de MR intern zijn oordeel vormt en een besluit neemt. Uiteraard zijn ook andere planningen mogelijk, dit is aan MR en schoolleider samen.
Als de vergadercyclus eenmaal op papier staat, is het zaak dat deze ook wordt bijgesteld gedurende het jaar: er zullen altijd nieuwe onderwerpen gedurende het jaar worden toegevoegd. Het kan ook dat bepaalde onderwerpen toch in een later schooljaar zullen worden voorgelegd. Het is dan ook van belang dat de voorzitter van de MR en de schoolleider hierover goed contact onderhouden. Het is gebruikelijk dat zij circa twee weken voor de vergadering waarbij de schoolleider aanwezig is overleg voeren. Tijdens dit technische overleg wordt het werkplan erbij gepakt en de concrete agenda voor de vergadering opgesteld.
Als de agenda is opgesteld en samen met alle stukken naar de MR-leden zijn gestuurd, en de MR-leden de tijd hebben gehad zich voor te bereiden, kan de vergadering plaatsvinden. Omdat er tijdens sommige vergaderingen heel veel documenten voorbij kunnen komen, kan de MR intern een taakverdeling maken van wie welke onderwerpen het meest gedetailleerd bestudeert. Eventueel kan de MR met commissies of woordvoerders werken. Voor nieuwe leden kan een buddysysteem fijn werken, waarbij voorafgaande aan de vergadering een nieuw MR-lid al zijn vragen kan stellen aan een meer ervaren MR-lid. Soms kan een onderwerp geheim of onder embargo op de agenda staan, dan kan er buiten de vergadering niet over worden gesproken, al dan niet tot een bepaalde datum.
Tijdens de vergadering zal de voorzitter ervoor moeten zorgen dat deze ordentelijk verloopt en er wat bereikt wordt. Bij elk agendapunt geeft de voorzitter gebruikelijk de schoolleider de kans om het voorstel verder toe te lichten, waarna de MR-leden hun vragen kunnen stellen. Aan het einde van elk agendapunt vat de voorzitter samen en vertelt het vervolg. Aan te raden is om nadat de schoolleider is vertrokken, als MR per onderwerp te bespreken wat de conclusie is (dat kan zijn: klaar om in te stemmen/geen advies geven, het besluit uitstellen tot de volgende vergadering i.v.m. BOB, niet instemmen/advies geven besluit aan te passen).
Meestal maakt de secretaris van de MR notulen van de MR-vergadering, wat de hoofdlijnen van de discussies en de uiteindelijke conclusies weergeeft. De notulen zijn een concept, en worden vastgesteld tijdens het volgende overleg waarvoor dezelfde personen zijn uitgenodigd. Naast de notulen kan de MR ertoe besluiten om een nieuwsbrief op te stellen die naar personeel, ouders en leerlingen kan worden verstuurd, snel na de vergadering. Als men op vastgestelde notulen moet wachten om de achterban te informeren, dan is dat vaak minstens een maand later en zijn de onderwerpen soms al niet actueel meer. Bovendien zijn notulen soms lastig te doorgronden en mist de context van het besprokene. In een nieuwsbrief kan de MR op toegankelijke wijze beschrijven wat tijdens de vergadering is besproken.
Het is ook zaak een actie- en besluitenlijst bij te houden (vaak in hetzelfde bestand als de notulen). Zo is helder van wie wat wordt verwacht. Besluiten die de MR neemt (reacties op advies- en instemmingsverzoeken) kunnen kort in de notulen worden opgenomen, maar het is vooral zaak om met een aparte brief te komen waarin duidelijk staat wat het besluit van de MR is en waarom dit besluit is genomen. Tevens kan de MR op basis van de notulen en nieuwsbrieven een jaarverslag opmaken.
De Wet medezeggenschap op scholen (WMS) zegt weinig over hoe de MR moet vergaderen. Het belangrijkste in de wet is dat de MR en het bevoegd gezag bijeen komen als een van de partijen of een geleding van de MR hierom verzoekt (artikel 6 lid 1 WMS). Gebruikelijk is het dus om niet te wachten op zo’n verzoek en dan een datum te plannen, maar een goede jaarplanning te maken als onderdeel van het werkplan van de MR. Uiteraard moet het nog wel mogelijk zijn om naast de planning een extra vergadering in te plannen, mocht dit nodig blijken.
Verder geeft de wet aan dat alle onderwerpen de school aangaande op de vergadering besproken mogen worden, en dat informatie die naar de MR wordt gestuurd altijd naar alle geledingen tegelijkertijd verstuurd moet worden. Oftewel, alle leden hebben het recht om dezelfde informatie op hetzelfde moment te krijgen. Welke informatie dat is staat soms al precies omschreven in de wet, maar de MR mag daarnaast alle voor zijn taken noodzakelijke informatie opvragen.
De VOO ziet het grote belang van effectieve en efficiënte vergaderingen en ondersteunt MR’s en schoolleiders dan ook met het zorgdragen voor een goede vergaderstructuur. Dat doen we onder meer aan de hand van onze cursus MR Effectief, waarin de cursisten leren over zowel samenwerken als vergaderen.
Tevens heeft de VOO een helpdesk waar leden elke schooldag naartoe kunnen mailen of bellen met vragen over vergaderen en andere onderwerpen met betrekking tot de medezeggenschap. Het is dan ook aan te raden om als MR lid te worden van de VOO. Verder is het mogelijk dat de VOO de vergaderpartijen nader ondersteunt, bijvoorbeeld door vergaderingen te observeren en te analyseren.
Bram is beleidsadviseur bij de VOO en houdt zich in het bijzonder bezig met medezeggenschap.
Meer over Bram"*" geeft vereiste velden aan
De Wet medezeggenschap op scholen (WMS) is per 1 augustus 2024 op een aantal punten gewijzigd. Naast het oplossen van foutieve verwijzingen naar andere wetsteksten, zijn er twee tekstuele wijzigingen aangebracht.
Op 19 september vindt de eerste VOO Openbaar onderwijsborrel plaats in ons kantoor in hartje Bussum. Tijdens deze bijeenkomst kunnen we onder het genot van een hapje en een drankje bijpraten over de meest recente ontwikkelingen in het onderwijs.
Ontvang wekelijks nieuwe artikelen, tips en exclusieve inhoud over medezeggenschap, of maandelijkse updates over openbaar onderwijs.
"*" geeft vereiste velden aan
