Vertrouwelijkheid en geheimhouding

De vergaderingen van de MR zijn in principe openbaar. Het kan in de praktijk echter voorkomen dat in een MR zaken worden besproken die dermate gevoelig zijn voor bepaalde groepen of personen, dat de bespreking in beslotenheid moet plaatsvinden.

Geheimhouding in de wet

In de Wet medezeggenschap op scholen (WMS) wordt in een aantal artikelen aandacht besteed aan geheimhouding. In artikel 7 lid 1 WMS staat dat de MR naar vermogen openheid en onderling overleg in de school bevordert. Dit impliceert dat de vergadering van de MR openbaar zijn, en ook dat personeel, ouders en leerlingen in staat moet worden gesteld om bij de vergadering aanwezig te zijn.

In artikel 6 lid 4 staat dat als bij een vergadering het persoonlijk belang van een lid in het geding is, de MR kan besluiten dat dit lid aan dit deel van de vergadering niet deelneemt. Dat deel van de vergadering is dan tevens besloten. In welke andere gevallen er besloten vergaderingen zijn en geheimhouding moet worden betracht, staat opgenomen in het medezeggenschapsreglement van de school (artikel 24 lid 1 sub j WMS). Vertrouwelijkheid en geheimhouding gaat dus over dit op het gebied van informatievoorziening, en op het gebied van vergaderingen.

Vertrouwelijkheid van informatie

De informatie die de MR ontvangt is in beginsel openbaar. Dat houdt in dat de MR over de inhoud mag spreken met zijn achterban. Of documenten ook integraal gedeeld mogen worden, is onderwerp van gesprek tussen MR en bevoegd gezag. Gebruikelijk is dat dit wel kan als de MR dit nodig acht om goed met de achterban in overleg te kunnen over voorgenomen besluiten.

Soms kan het bevoegd gezag wensen dat de MR de informatie niet verder deelt. Dat kan alleen in zeer uitzonderlijke gevallen, waarover ook vooraf afspraken moeten worden gemaakt. Als de informatie noodzakelijke informatie bevat om een oordeel te kunnen vormen over een voorgenomen besluit, dan is het meestal nodig dit openbaar te laten zijn om ook met de achterban te kunnen spreken. Voor zover het informatie buiten voorgenomen besluiten om betreft, kan de MR zich afvragen of het dan nuttig is om de informatie te ontvangen, gezien het niet verder gedeeld kan worden met de achterban. Als documenten onder embargo worden gedeeld, moet daarbij ook duidelijk worden waarom dit is en tot wanneer het embargo geldt.

Besloten vergaderingen

De vergaderingen van de MR zijn in beginsel ook openbaar. Dat houdt in dat personeel, ouders en leerlingen bij de vergadering moeten kunnen zijn. Door de agenda vooraf te publiceren op een voor de achterban toegankelijke plaats, kan dit worden bewerkstelligt. Wel kan als voorwaarde worden gesteld dat mensen zich via het MR-mailadres aanmelden om aanwezig te kunnen zijn.

Als het bevoegd gezag wenst een deel van de vergadering in beslotenheid te voeren, dan is dat een mogelijkheid. Wel moet uiteraard in acht worden genomen dat de MR openheid en onderling overleg naar vermogen dient te bevorderen, dus het moet een goede reden hebben. Een overleg in beslotenheid zal dat waarschijnlijk ook betekenen dat de informatie die hiervoor verstrekt is geheim is.

Mogelijke afspraken

In het medezeggenschapsreglement moet worden afgesproken in welke gevallen geheimhouding wordt betracht. Dat kan dus gaan over beslotenheid van vergaderingen en geheimhouding van schriftelijke of mondelinge informatie. Er kan in algemene zin worden opgenomen dat dit gebeurt in onderling overleg en per geval bekeken wordt, maar er kunnen ook concrete gevallen worden opgenomen.

Bijvoorbeeld bij het adviesrecht van de MR bij het aanstellen of ontslaan van de schoolleiding is het gebruikelijk dat het overleg hierover in beslotenheid wordt gevoerd.

Meer weten over dit onderwerp?

Medezeggenschapsorganen en personen die lid zijn van de VOO kunnen elke schooldag contact opnemen met onze helpdesk met vragen over onderwijs en medezeggenschap. Verder hebben we een uitgebreid cursusaanbod en kunnen we begeleiden bij medezeggenschapskwesties.

Nog geen lid? Meer informatie over het lidmaatschap is op deze pagina te vinden, evenals de mogelijkheid om lid te worden. Naast contact met de helpdesk biedt het lidmaatschap voor medezeggenschapsorganen ook korting op alle cursussen en begeleiding, een gratis handboek voor nieuwe MR-leden en nog veel meer!