Ambtelijk secretaris

Fijn dat je interesse hebt in een ambtelijk secretaris vanuit de VOO. Op deze pagina lees je over wat een ambtelijk secretaris van onze vereniging voor de medezeggenschap in jouw organisatie kan betekenen. Als je onderaan deze pagina het formulier invult, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact op om de wensen en mogelijkheden te bespreken.

Waarom een ambtelijk secretaris van de VOO?

Een ambtelijk secretaris ondersteunt de (G)MR zodat de gekozen leden hun werk goed kunnen doen. De VOO adviseert (G)MR’s dan ook om afspraken te maken met het schoolbestuur of de schoolleiding over externe ondersteuning door een ambtelijk secretaris. Met een ambtelijk secretaris van de VOO bent u niet alleen verzekerd van een persoon die veel regelwerk uit handen neemt, maar óók van iemand die inhoudelijk begrijpt hoe medezeggenschap op school werkt en de (G)MR kan helpen professionaliseren. En wij ondersteunen de ambtelijk secretarissen weer zodat zij hun werk goed kunnen doen.

Leden van de (G)MR zijn gekozen om inhoudelijk mee te denken over het beleid van het schoolbestuur of de schoolleiding. Werkzaamheden die niet direct te maken hebben met het inhoudelijke gesprek over te maken keuzes (zoals notuleren, een jaarverslag schrijven of een archief bijhouden) kunnen door een ambtelijk secretaris worden gedaan. Zo hebben de leden meer tijd en hoeven ze zich uitsluitend te focussen op de kern van het inhoudelijke werk. Daarnaast kan de ambtelijk secretaris ook zeer goed helpen bij het vormgeven van het inhoudelijke werk. Zo kan deze persoon meedenken over het goed organiseren van het samenwerken en de vergaderingen, (G)MR-leden op de hoogte houden van actualiteiten zowel binnen als buiten de organisatie en meedenken over wanneer en hoe de (G)MR zijn achterban kan raadplegen.

Wat zijn de taken van de ambtelijk secretaris van de VOO?

De precieze werkzaamheden van een ambtelijk secretaris vanuit de VOO gaan in onderling overleg. De kern is dat ambtelijk secretarissen niet alleen de praktische werkzaamheden uitvoeren, maar ook de (G)MR bij hun inhoudelijke werk ondersteunen. Samengevat vallen de taken te onderscheiden in vier gebieden:

• Secretariële activiteiten, zoals het opstellen van een agenda, notuleren van vergaderingen en schrijven van een jaarverslag.
• Beleidsmatige activiteiten, zoals het volgen van interne en externe activiteiten die relevant kunnen zijn voor (G)MR-leden, helpen schrijven van notities en helpen bij meningsvorming.
• Communicatieve activiteiten, zoals het zorgen voor inhoud op de (G)MR-pagina, het uitbrengen van een nieuwsbrief, fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van (G)MR-lden.
• Overige activiteiten, zoals het organiseren van scholingsactiviteiten en verkiezingen, beheren van het archief, het contact onderhouden met andere ambtelijk secretarissen, scholing volgen op gebied van ambtelijk secretariaat.