Vertrouwelijkheid en geheimhouding

De vergaderingen van de MR zijn in principe openbaar. Het kan in de praktijk echter voorkomen dat in een MR zaken worden besproken die dermate gevoelig zijn voor bepaalde groepen of personen, dat de bespreking in beslotenheid moet plaatsvinden.

Geheimhouding en de wet

In de WMS wordt in een aantal artikelen aandacht geschonken aan het thema geheimhouding. In WMS artikel 7, eerste lid wordt gesteld dat dat de MR naar vermogen openheid en onderling overleg in de school bevordert. Dit artikel impliceert dat de vergaderingen van de MR in principe openbaar zijn.

In WMS-artikel 6 vierde lid staat dat indien bij een bepaalde vergadering of een onderdeel daarvan een persoonlijk belang van een van de leden van de raad in het geding is, de raad kan besluiten dat het betrokken lid aan die vergadering, of dat onderdeel daarvan, niet deelneemt. De raad besluit dan tevens dat de behandeling van de betreffende aangelegenheid in beslotenheid plaatsvindt. Ten slotte staat in WMS artikel 24 lid 1 j dat in het reglement van de MR moet worden vastgelegd in welke gevallen geheimhouding wordt betracht.

Vertrouwelijkheid van informatie

Soms staan er onderwerpen op de agenda van de MR die gevoelig kunnen zijn voor bepaalde groepen of personen op school. Ook komt het voor dat het bevoegd gezag een bepaald voornemen nog niet naar buiten wil brengen, maar daar in de MR wel alvast over wil spreken, bijvoorbeeld wanneer het gaat om een mogelijke fusie van de school met een andere school.

In deze gevallen mag er geen informatie naar buiten worden gebracht. Hierop is sinds januari 1994 de geheimhoudingsregel van artikel 2:5 van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing. In dit artikel staat dat een geheimhoudingsplicht geldt als de betrokkene weet dat de gegevens vertrouwelijk zijn of redelijkerwijs kan vermoeden dat zij vertrouwelijk horen te blijven. Dit vergt van MR-leden een grote discipline. Zij behoren zelfstandig te bepalen of zij gegevens al dan niet naar buiten mogen brengen. De geheimhoudingsplicht geldt overigens ook nog steeds als iemand de MR heeft verlaten.

In het medezeggenschapsreglement

In het modelreglement staat dat MR-leden zaken waarvan zij weten of vermoeden dat die onder de geheimhoudingsplicht vallen, voor zich moeten houden. Het modelreglement stelt ook dat het voornemen om geheimhouding op te leggen, zoveel mogelijk vóór de behandeling van het betreffende onderwerp wordt meegedeeld. Verder moet duidelijk zijn welke mondelinge of schriftelijk verstrekte gegevens onder de geheimhouding vallen en hoe lang dit duurt. En duidelijk moet zijn of er personen zijn waarvoor de vertrouwelijkheid niet geldt. Ten slotte staat in het modelreglement dat de plicht tot geheimhouding niet vervalt als iemand geen deel meer uitmaakt van de MR of wanneer de betrokkene geen band meer heeft met de school.

Omgaan met vertrouwelijkheid

Het kan moeilijk zijn om te gaan met vertrouwelijke informatie. In de notulen bijvoorbeeld worden zaken die in beslotenheid worden besproken, niet opgenomen. Ingewikkeld voor een MR-lid wordt het als anderen naar het besprokene informeren en het MR-lid niets mag en kan zeggen. Het vertrouwen van de achterban in MR-leden zou hierdoor kunnen verminderen. Maar als de leden van de MR hun geheimhoudingsplicht schenden, zal het bevoegd gezag de medezeggenschapsraad waarschijnlijk geen vertrouwelijke informatie meer geven. In zo’n geval kan een MR-lid zelfs worden geschorst .

Het is verstandig om als aan de MR-leden geheimhouding wordt opgelegd door het bevoegd gezag, dit schriftelijk te laten vastleggen. Achteraf kan de MR zich dan volledig naar de achterban verantwoorden. En het is verstandig om een termijn af te spreken hoe lang de geheimhouding moet worden gerespecteerd en of er personen zijn waarvoor de vertrouwelijkheid niet geldt.