Ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris kan een waardevolle aanvulling zijn voor GMR-leden. Naast secretariële werkzaamheden kan deze persoon ook een bron van kennis zijn voor MR-leden en is een continue factor in het raadswerk.

Waarom een ambtelijk secretaris?

Er zijn verschillende redenen waarom een ambtelijk secretaris zeer nuttig is voor de MR. Het hebben van deze persoon professionaliseert de medezeggenschap, onder meer door:

• het opzetten en beheren van een medezeggenschapsportaal (bv. met vergaderstukken, smoelenboek, nieuwsbrieven, notulen, verplichte documenten, informatiepakket voor nieuwe leden, etc.);
• ondersteuning aan MR-leden bij het opzetten en verbeteren van hun organisatie (bv. beschikbaar stellen standaard formats voor notulen, jaarverslag, medezeggenschapsreglement, etc.);
• te zorgen voor goede communicatie tussen de GMR, MR, bevoegd gezag en het toezichthoudend orgaan

Taken bij de functie

De taken van een ambtelijk secretaris vallen te onderscheiden in vier gebieden:

• Secretariële activiteiten (bv. afhandelen post, maken agenda’s, notuleren vergaderingen, schrijven jaarverslag)
• Beleidsmatige activiteiten (bv. volgen van interne/externe activiteiten die relevant kunnen zijn voor MR-leden, schrijven van notities, helpen bij meningsvorming, vertegenwoordiging MR extern)
• Informatie en communicatie (bv. zorgen voor inhoud website, uitbrengen nieuwsbrief, fungeren als helpdesk voor MR-leden, contact onderhouden met andere ambtelijk secretarissen)
• Overige activiteiten (bv. promoten en organiseren scholing, organiseren verkiezingen MR, beheren archief, organisatie medezeggenschapsconferentie)

Profielschets

Een ambtelijk secretaris heeft een aantal eigenschappen/kwaliteitseisen nodig voor het werk nodig, zoals:

• zelfstandig kunnen werken;
• onafhankelijk zijn;
• gevolgen van besluiten kunnen overzien;
• hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden;
• onderscheid maken tussen feiten en mening;
• inhoudelijke en procesmatige ondersteuning, en
• netwerken (met bv. de VOO of de vakbond).

Er zijn daarbij wel een aantal zaken die geregeld moeten worden, namelijk de inkadering van de functie. Op welke plek binnen de schoolorganisatie wordt hij of zij aangesteld, aan wie legt hij/zij verantwoording af en wie beoordeelt zijn/haar functionering zijn daar de belangrijkste van. Ook de functieschaal/betaling van de ambtelijk secretaris dient een onderwerp van gesprek te zijn.

Ambtelijk secretaris en MR

In de wet staat dat het bevoegd gezag kan bijdragen in de kosten voor administratieve ondersteuning van de medezeggenschapsraad (artikel 28 lid 5 WMS). Dit houdt in dat het bevoegd gezag de (G)MR een ambtelijk secretaris kan bieden. Het is dus geen recht van het medezeggenschapsorgaan om ambtelijke ondersteuning te krijgen.

Als er geen afspraken zijn over het verkrijgen van ondersteuning door middel van een ambtelijk secretaris, dan is het van belang dat de MR uit zijn midden zelf een secretaris kiest die in ieder geval de secretariële werkzaamheden kan uitvoeren.

Ambtelijk secretaris en VOO

Indien de MR op zoek is naar een ambtelijk secretaris, kan de VOO hierin voorzien. De VOO heeft verschillende externe adviseurs die ruime ervaring hebben op gebied van secretariële ondersteuning en kennis hebben van de belangrijkste onderwijswetgeving. Neem contact op voor meer informatie.

Voor ambtelijk secretarissen in het onderwijs bieden wij de cursus Ambtelijk secretaris Start aan, en regelmatig organiseert de VOO netwerkbijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen.