VOO: ‘Iedere GMR verdient een ambtelijk secretaris’

Terwijl het bij ondernemingsraden gebruikelijk is dat zij beschikken over een ambtelijk secretaris, is dit in het onderwijs (bij de medezeggenschap) minder het geval. Juist nu medezeggenschap belangrijker wordt, verdient iedere GMR een ambtelijk secretaris, zo stelt de VOO.

Inhoud van de functie

Een ambtelijk secretaris kan diverse werkzaamheden uitvoeren. Te denken valt aan secretariële activiteiten zoals ervoor zorgen dat de vergaderstukken van de GMR en de MR’en gemakkelijk kunnen worden gevonden door geïnteresseerde ouders, personeelsleden en leerlingen. Ook het regelmatig verspreiden van een medezeggenschapsnieuwsbrief wordt tot de taken van een ambtelijk secretaris gerekend.

Een andere belangrijke taak is het actueel houden van de websitedeel over medezeggenschap en ervoor zorgen dat de verplichte documenten vindbaar en actueel zijn. Verder is van belang dat deze persoon zorgt voor een standaard informatiepakket voor nieuwe (G)MR-leden, hen inwerkt en in het begin begeleidt, maar ook kan hij/zij standaard formats voor notulen of een jaarverslag ter beschikking stellen. Daarnaast kan de ambtelijk secretaris een discussieplatform voor leden van de (G)MR beheren.

Een ambtelijk secretaris is vaak ook de spin in het web als het gaat om de communicatie tussen de GMR en de medezeggenschapsraden. En ten slotte is de ambtelijk secretaris doorgaans degene die het archief van de medezeggenschap bijhoudt. Kortom, met het aanstellen van een ambtelijk secretaris kunnen de (G)MR-leden zich geheel op de inhoud van hun functie richten.

Wat is de positie van de ambtelijk secretaris binnen de organisatie?

Ambtelijk secretarissen hebben in de praktijk verschillende soorten aanstellingen. Sommigen zijn in dienst bij de onderwijsorganisatie, anderen werken als ZZp’er. Een ambtelijk secretaris maakt in ieder geval geen deel uit van de GMR, maar is toegevoegd aan de GMR. Dit betekent dat hij/zij geen stemrecht heeft als er een besluit over een beleidsvoorstel moet worden genomen. Ondanks dat een ambtelijk secretaris een aanstelling heeft bij de onderwijsorganisatie  moet hij/zij zich wel onafhankelijk van de bestuurder kunnen opstellen; de ambtelijk secretaris voert de taken uit ten behoeve van de medezeggenschap. Het functioneringsgesprek van de ambtelijk secretaris wordt doorgaans door de  voorzitter of door het dagelijks bestuur van de GMR gevoerd.

Aantal uren per week

Het is moeilijk om exact aan te geven hoeveel tijd een ambtelijk secretaris per week nodig heeft om het werk uit te kunnen voeren; dit is namelijk sterk afhankelijk van het takenpakket. Een aanstelling voor 8 uur per week is een heel reëel uitgangspunt en hierbij maakt het niet uit of de werkzaamheden voor een grote of kleine onderwijsorganisatie worden verricht.

Wie zal de ambtelijk secretaris betalen?

Een bestuurder die de medezeggenschap hoog in het vaandel heeft staan, zal er geen moeite mee hebben om in de begroting ruimte vrij te maken voor de kosten van een ambtelijk secretaris. Verder zijn in de CAO afspraken opgenomen over de faciliteiten waarover de PGMR kan beschikken. In de CAO staat dat de werkgever voor de PGMR per deelnemende school een bedrag van minimaal € 1545,- beschikbaar stelt per schooljaar.

Wat doet de VOO?

De VOO vindt dat iedere GMR over deze ondersteuning moet kunnen beschikken. De VOO ondersteunt een netwerk voor de MR-ondersteuners in het onderwijs dat twee keer per jaar bijeenkomt om ervaringen uit te wisselen, kennis te delen, met elkaar te discussiëren en elkaar te informeren. De eerstvolgende netwerkbijeenkomst vindt plaats op 14 mei 2020.

Ook beheert de VOO een LinkedIn-groep waar ambtelijk secretarissen bij medezeggenschap in het onderwijs zich bij aan kunnen sluiten. Ambtelijk secretarissen die (met hun GMR) lid worden van de VOO genieten veel voordelen. Zo hebben zij een vast aanspreekpunt bij de VOO, kunnen zij sparren met professionals en deskundigen, kunnen zij dagelijks de helpdesk bellen met vragen over medezeggenschap en krijgen zij korting op onze netwerkbijeenkomsten.

Advies of ondersteuning nodig bij de inzet van een ambtelijk secretaris? Neem contact op met Janny Arends, senior beleidsadviseur van de VOO via 036 533 15 00 of via [email protected]. Wij hebben inmiddels een ruime ervaring met het aanstellen van een ambtelijk secretaris bij de medezeggenschap in het onderwijs!