Ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris kan een waardevolle aanvulling zijn voor GMR-leden. Naast secretariële werkzaamheden kan deze persoon ook een bron van kennis zijn voor MR-leden en is een continue factor in het raadswerk.

Waarom een ambtelijk secretaris?

Een ambtelijk secretaris is een persoon die de (G)MR ondersteunt bij hun werkzaamheden. De ambtelijk secretaris kent niet alleen wet- en regelgeving rondom medezeggenschap erg goed, mar leert ook de organisatie goed kennen. Het belangrijkste argument vóór een ambtelijk secretaris is dat deze persoon de medezeggenschap kan helpen professionaliseren.

Een duidelijke vergaderplanning, een heldere agenda, duidelijke processen voor alle betrokkenen en goed contact met de achterban en andere bij de medezeggenschap betrokkenen. Het zijn een aantal voorbeelden waarbij een ambtelijk secretaris helpt. Een ambtelijk secretaris kan de (G)MR ook helpen met de inhoudelijke voorbereiding van discussies met het bevoegd gezag.

Taken bij de functie

Er zijn een viertal gebieden waarbinnen de taken onder te verdelen zijn. Allereerst uiteraard de secretariële werkzaamheden, zoals het opstellen van de agenda, notuleren van vergaderingen en het schrijven van het jaarverslag. Dit neemt de (G)MR veel regelwerk uit handen. Daarnaast kan de ambtelijk secretaris helpen met informatie en communicatie. Bijvoorbeeld door de MR-pagina op de schoolwebsite bij te houden, tekstjes te schrijven voor de nieuwsbrief en goede procesafspraken te maken met het bevoegd gezag.

Ook inhoudelijk kan een ambtelijk secretaris meedenken. Doordat de ambtelijk secretaris de school goed leert kennen en ontwikkelingen op onderwijsgebied goed volgt, kan deze persoon meedenken met de MR over vragen die de MR kan stellen of reacties die de MR kan sturen op voorgenomen besluiten. Daarnaast zijn er nog overige taken zoals het organiseren van scholing en verkiezingen voor de leden van de MR.

Profiel van de ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris heeft een zeer dienende functie: de persoon heeft als doel om de (G)MR goed te laten functioneren. Daarvoor is een betrokken houding nodig en goede samenwerking met allerlei andere personen. Veel taken die de ambtelijk secretaris doet, voert de persoon alleen uit. Dus ook zelfstandig kunnen werken is een belangrijke eigenschap. Verder zijn eigenschappen als onafhankelijkheid en dienstbaarheid nodig.

Kwaliteiten van een ambtelijk secretaris zijn tevens het kunnen bewaren van overzicht, hoofd- en bijzaken kunnen scheiden, onderscheid kunnen maken tussen feiten en meningen, en gevolgen van besluiten kunnen overzien. Om goed op de hoogte te blijven van alle interne en externe gebeurtenissen is tevens intrinsieke interesse in het onderwijs en netwerken nodig.

Aanstellen van een ambtelijk secretaris

In de wet staat dat het bevoegd gezag kan bijdragen in de kosten voor administratieve ondersteuning van de medezeggenschapsraad (artikel 28 lid 5 WMS) en daarmee de kosten voor een ambtelijk secretaris kan vergoeden. Het is niet verplicht dat het bevoegd gezag dit doet. Het kan bestaan uit het aanwijzen van een bij deo organisatie werkzame persoon als notulist of ambtelijk secretaris, maar wat ook kan is dat het bevoegd gezag de (G)MR een budget toezegt en dat de (G)MR een persoon zoekt die als zzp’er de (G)MR ondersteunt. Dit bevordert de onafhankelijkheid van deze persoon ten opzichte van het bevoegd gezag.

De VOO biedt ook de mogelijkheid voor het aanstellen van een ambtelijk secretaris. Informatie daarover vind je op deze pagina. Zelf interesse om ambtelijk secretaris te worden vanuit de VOO? Via onze vacaturepagina kun je je belangstelling tonen.

Meer weten over dit onderwerp?

Medezeggenschapsorganen en personen die lid zijn van de VOO kunnen elke schooldag contact opnemen met onze helpdesk met vragen over onderwijs en medezeggenschap. Verder hebben we een uitgebreid cursusaanbod en kunnen we begeleiden bij medezeggenschapskwesties.

Nog geen lid? Meer informatie over het lidmaatschap is op deze pagina te vinden, evenals de mogelijkheid om lid te worden. Naast contact met de helpdesk biedt het lidmaatschap voor medezeggenschapsorganen ook korting op alle cursussen en begeleiding, een gratis handboek voor nieuwe MR-leden en nog veel meer!