Begroting

In de begroting wordt uiteengezet hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel geld er aan welke doelen wordt uitgegeven. Hier leest u meer over de begroting en de rechten van de medezeggenschapsraad.

Welke financiële stukken zijn er?

Er zijn verschillende momenten in het jaar waarop financieel beleid wordt vastgesteld. Begin mei wordt het formatieplan vastgesteld, eind juni het jaarverslag, eind juni de kaderbrief en eind november de begroting. Dit is de cyclus aan documenten die elk jaar opnieuw terugkomen. Het kan zijn dat de begroting per schooljaar wordt vastgesteld (in plaats van per kalenderjaar), in dat geval wordt de begroting in het voorjaar vastgesteld.

Hoe komt de begroting tot stand?

In een strategisch meerjarig beleidsplan worden doelstellingen opgenomen op het niveau van de stichting en van de school. Deze ambities zijn samen met andere ontwikkelingen, zoals groei of krimp van het aantal leerlingen, huisvestingsvraagstukken of noodzakelijke investeringen, belangrijke input voor het financieel beleid van de instelling. De financiële uitwerking van de ambities en ontwikkelingen zijn terug te vinden in het meerjarig financieel beleid of de meerjarenbegroting. In de meerjarenbegroting staat de financiële prognose voor de komende jaren. Eerst wordt een begroting op het niveau van de stichting opgesteld en vervolgens wordt dit uitgewerkt in een schoolbegroting.

Voorafgaand aan het vaststellen van de begroting, wordt bovenschools vaak een kaderbrief opgesteld, waarin de uitgangspunten voor de begroting staan opgenomen. Ook het formatieplan vormt een belangrijke input voor de uiteindelijke begroting. Het jaarverslag is de verbindende factor in deze cyclus. In het jaarverslag wordt bekeken in hoeverre de gestelde doelstellingen zijn behaald, wordt gekeken in welke mate de begroting is uitgevoerd en wordt vooruitgekeken op wat de consequenties hiervan zijn voor (de begroting van) het komende jaar.

Wat staat er in de kaderbrief?

In de kaderbrief geeft het bevoegd gezag aan wat de uitgangspunten zijn voor de begroting. Het is van belang dat een dergelijke brief er is. Zo kunnen bevoegd gezag en medezeggenschapsraad voordat de begroting er is met elkaar praten de richtlijnen voor de begroting.

Er zijn een aantal onderwerpen die in de kaderbrief kunnen worden opgenomen:

• De wijze waarop de school(organisatie) in de begroting rekening houdt met het beleid, zoals het strategisch kader en het jaarplan van de school.
• Het financieel kader, bijvoorbeeld een sluitende begroting en de koppeling naar de reserves (indien van toepassing).
• Uitgangspunten met betrekking tot de leerlingenprognoses, de rol van het formatieplan in het begrotingsproces, de investeringslimitieten en de onderhoudsplanning.
• De allocatie van afspraken en de verdeling van middelen over de scholen, en de bovenschoolse voorzieningen.

Relevante vragen over de kaderbrief kunnen gaan over hoe het strategisch beleid wordt ingebracht in de begroting en wat de wijzigingen zijn ten opzichte van de vorige kaderbrief.

Wat staat er in de begroting?

Als wordt gepraat over inkomsten en uitgaven van scholen gaat het om bekostiging en besteding. Bekostiging gaat om de door het Rijk jaarlijks berekende lumpsumbekostiging per school of groep scholen. Bestedingsinformatie gaat over waar de ontvangen middelen aan uitgegeven worden. Verantwoording over de inkomsten en uitgaven wordt gedaan in de jaarrekening, die onderdeel uitmaakt van het jaarverslag.

Het doel van de begroting is tweeledig:

• Het zichtbaar maken van meerjarige effecten van de keuzes en externe omstandigheden.
• Inzicht krijgen in de benodigde flexibiliteit van de school(organisatie) om adequaat te kunnen reageren op het niet (geheel) uitkomen van verwachtingen (zoals de leerlingaantallen).

Onderwerpen in de begroting zijn:

• De relatie met het strategisch beleid, in woordelijke toelichting besproken
• De meerjarige prognose voor het aantal leerlingen
• De exploitatie en de investeringsbegroting
• Een risicoparagraaf: de risico’s en de maatregelen om deze te beheersen

Het is van belang dat de begroting niet alleen uit cijfers bestaat, maar dat er ook een onderlegger is waar wordt uitgelegd welke keuzes worden gemaakt en waarom. Dat is ook een verplichting om te doen. Een groot deel van de begroting bestaat uit vaste kosten, zoals personeelskosten, en maar een deel van de begroting betreft het maken van duidelijke keuzes. Over de personele bezetting wordt gesproken in het formatieplan en vormt dus een belangrijk financieel uitgangspunt voor de begroting.

Zoals eerder gezegd zijn er verschillende bronnen voor de begroting: ambities en ontwikkelingen. Het is daarbij goed om te beseffen dat deze ambities en ontwikkelingen kunnen plaatsvinden op bovenschools niveau, wat van invloed is op de begroting op schoolniveau. Als MR op schoolniveau is het dan ook van belang goed contact te hebben met de GMR om te spreken over deze bovenschoolse ontwikkelingen.

Er zijn een aantal belangrijke vragen om te stellen bij de begroting:

• Hoe is het strategisch beleid terug te zien in de begroting en is deze in lijn met afspraken zoals in de kaderbrief?
• Wat zijn de belangrijkste financiële risico’s voor de school(organisatie) en welke afspraken worden hierover gemaakt om deze te beheersen?
• Is er sprake van een sluitende begroting? Als er een tekort is, waar is dit het gevolg van en welke maatregelen worden genomen om dit te beheersen? Als er geld overgehouden wordt, waar gaat dit dan naartoe?
• Zijn er meerjarenbegrotingen en plannen op gebied van exploitatie, investeringen (huisvesting, onderhoud, ICT, enzovoorts) en liquiditeiten.
• Welke inkomsten zijn structureel en welke zijn incidenteel? Hoe zit dit bij de uitgaven?

Zo zijn er nog vele vragen om te kunnen stellen bij de begroting. Als lid van de MR is het van belang vooral op de hoofdlijnen te letten. Vragen over waarom een bepaalde kostenpost een paar tientallen euro’s duurder is dan vorig jaar kan interessant zijn, maar zo zijn er vele posten waar zulke vragen over gesteld kunnen worden. Voor de MR is het van belang de grote lijnen in de gaten te houden.

Rol van de MR

De MR heeft verschillende rechten met betrekking tot de begroting. Allereerst heeft de MR een adviesrecht ten aanzien van het meerjarig financieel beleid van de school (artikel 11 lid 1 sub b WMS), waar onder meer delen van de meerjarenbegroting en de kaderbrief onder vallen. Gebruikelijk legt het bevoegd gezag de gehele meerjarenbegroting ter advisering voor. Verder heeft de MR een aantal informatierechten met betrekking tot de financiën. Zo ontvangt de MR jaarlijks de begroting met bijbehorende beleidsvoornemens op financieel, organisatorisch en onderwijskundig gebied (artikel 8 lid 2 sub a WMS), voor 1 mei informatie over de bekostiging (artikel 8 lid 2 sub b WMS) en voor 1 juli een jaarverslag, waarvan onderdeel is de financiële verantwoording (artikel 8 lid 2 sub c WMS).

Voor wat betreft schoolbesturen die meerdere scholen besturen, heeft de GMR ook een belangrijke rol. Zo heeft de GMR een adviesrecht met betrekking tot de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid van de bij het bestuur aangesloten scholen (artikel 16 lid 2 sub a WMS) en heeft de GMR een adviesrecht met betrekking tot de criteria die worden toegepast bij de verdeling van deze middelen over de voorzieningen op bovenschools niveau en op schoolniveau (artikel 16 lid 2 sub b WMS).

Meer weten over dit onderwerp?

Medezeggenschapsorganen en personen die lid zijn van de VOO kunnen elke schooldag contact opnemen met onze helpdesk met vragen over onderwijs en medezeggenschap. Verder hebben we een uitgebreid cursusaanbod en kunnen we begeleiden bij medezeggenschapskwesties.

Nog geen lid? Meer informatie over het lidmaatschap is op deze pagina te vinden, evenals de mogelijkheid om lid te worden. Naast contact met de helpdesk biedt het lidmaatschap voor medezeggenschapsorganen ook korting op alle cursussen en begeleiding, een gratis handboek voor nieuwe MR-leden en nog veel meer!