Vrijwillige ouderbijdrage

De eerste mogelijkheid is om als school of schoolbestuur te besluiten om geen vrijwillige ouderbijdrage meer te vragen. Kosten voor het organiseren van activiteiten worden dan betaald door het bestuur, die voor elke school een bedrag beschikbaar stelt op basis van het leerlingenaantal.

Een van de voordelen hiervan is dat dit veel tijd scheelt. Het innen en beheren van de vrijwillige ouderbijdrage kost veel tijd. Hierbij komt namelijk onder meer kijken:

• schrijven van brieven aan ouders met het verzoek de bijdrage te betalen;
• meegeven van brieven aan leerlingen;
• bijhouden wie wel en niet betaald heeft;
• herinneringsbrieven sturen.

Sinds de nieuwe wetgeving waarbij kinderen van ouders die niet betalen ook mee mogen doen met de activiteiten, is het voor scholen vaak onzeker geworden hoeveel geld erbinnen zal komen. Dat zorgt ervoor dat de activiteiten moeten worden aangepast op basis van de hoeveelheid geld dat binnenkomt. Men kan zich afvragen of de inspanningen die worden gedaan voor het innen van het geld lonen.

Besturen die besluiten om geen ouderbijdrage meer te vragen en de activiteiten vanuit het bestuur te bekostigen, doen dat (a) om te garanderen dat alle scholen binnen het bestuur extra activiteiten kunnen organiseren voor kinderen en (b) het regelwerk rondom het innen van de vrijwillige ouderbijdrage wegvalt. Uiteraard moet het bestuur of de school wel financieel de mogelijkheid hebben om hiervoor ruimte te maken. Verschillende (grote) besturen hebben ruimte hiervoor gevonden en vragen inmiddels geen vrijwillige ouderbijdrage meer.

Als ertoe wordt besloten om geen ouderbijdrage meer te vragen, is het nog wel aan de school om een bestemming te vinden voor de gelden die zijn begroot. Wanneer er op school een ouderraad is die de gelden tot dan toe int en beheert, vervallen deze taken. De ouderraad houdt zich dan alleen bezig met het organiseren van de activiteiten, zoals een activiteitencommissie doet. De school hoeft dan ook geen gegevens te delen met de ouderraad, waardoor vragen over de AVG vervallen.

De MR heeft een adviesbevoegdheid bij het vaststellen van de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid (artikel 11 lid 1b WMS). Het is dus wel zaak deze wijziging van beleid ter advisering aan de (G)MR voor te leggen.

De tweede mogelijkheid is om als school wel een ouderbijdrage te vragen van ouders, en het innen en uitgeven van het geld in eigen beheer te houden. De school kan in dit geval een ouderraad te taak geven om plannen te bedenken voor het uitgeven van deze gelden en de activiteiten te organiseren. De school hoeft dan ook geen gegevens te delen met de ouderraad, waardoor vragen over de AVG vervallen.

De oudergeleding van de MR (OMR) heeft een instemmingsbevoegdheid bij het vaststellen of wijzigen van de hoogte en bestemming van de vrijwillige ouderbijdrage (artikel 13 lid 1c (po) en artikel 14 lid 2c (vo) WMS). Dat betekent dat, in principe jaarlijks, de schoolleider het bedrag dat aan ouders zal worden gevraagd en waar dit aan wordt uitgegeven voorlegt aan de OMR.

De derde mogelijkheid is dat de schoolleiding ertoe besluit om niet zelf de vrijwillige ouderbijdrage te innen en beheren, maar dit over te laten aan een oudervereniging. Een oudervereniging schrijft zich, net als de individuele bestuursleden, in bij de Kamer van Koophandel (KvK) en heeft een eigen bestuur, statuten, reglementen en bankrekening. Voor controles heeft de vereniging of stichting een kascontrolecommissie. Het bestuur van de vereniging is alleen hoofdelijk aansprakelijk bij financieel wanbeleid.

Ouders met kinderen op school kunnen lid worden (niet verplicht) van de oudervereniging en hun lidmaatschap ook weer opzeggen. Een vereniging met leden houdt minstens een keer per jaar een algemene ledenvergadering (ALV). Tijdens de ledenvergadering worden de hoogte en bestemming van de vrijwillige ouderbijdrage voorgelegd aan de leden. Ook worden tijdens de ALV de bestuursleden gekozen en eventuele wijzigingen aan statuut of reglementen voorgelegd.

De schoolleiding blijft verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke verplichtingen in het kader van de ouderbijdrage. Zo mogen geen kinderen van ouders die ingeschreven staan bij de school niet worden uitgesloten van activiteiten. Het is daarom aan te raden om een samenwerkingsovereenkomst op te stellen waarin afspraken worden over binnen welke kaders de oudervereniging opereert en wat er moet gebeuren bij klachten of problemen. Een modelovereenkomst is te vinden in de kennisbank van de VOO.

Met betrekking tot de AVG is het noodzakelijk dat ouders toestemming geven om het aantal kinderen en de namen van de kinderen te delen met de oudervereniging. Dat kan bijvoorbeeld via het aanmeldformulier van de school geregeld worden.

Stichting: een andere variant is het oprichten van een ouderstichting. In dat geval is er geen gekozen bestuur en is er geen ledenvergadering: een stichting heeft namelijk geen leden. De bestuursleden richten de stichting op en houden de stichting zelf in stand door het kiezen van nieuwe bestuursleden en het eventueel wijzigen van het statuut en/of reglementen.

De MR heeft een adviesbevoegdheid bij het aangaan van een duurzame samenwerking, waaronder de samenwerking tussen MR en oudervereniging of -stichting valt (artikel 11 lid 1d WMS). De MR mag ook advies geven bij het belangrijk wijzigen of verbreken van deze samenwerking. De oudergeleding van de MR behoudt zijn instemmingsrecht bij het vaststellen of wijzigen van de hoogte en bestemming van de vrijwillige ouderbijdrage (artikel 13 lid 1c (po) en artikel 14 lid 2c (vo) WMS). Dat houdt in dat de oudervereniging of -stichting de stukken naar de schoolleiding stuurt, en de schoolleiding deze voorlegt aan de OMR.

De vierde mogelijkheid is dat er geen formele oudervereniging of -stichting wordt opgericht via de Kamer van Koophandel, maar dat er een informele oudercommissie wordt ingesteld. De oudercommissie heeft een bankrekening op naam van een van de ouders. Deze ouder vervult de rol van penningmeester en beheert de ouderbijdrage. Daarnaast is er gebruikelijk een voorzitter en een secretaris.

Bij het hanteren van deze vorm zijn de volgende aandachtspunten van belang:

• Bij een bankpas op naam moet erop worden gelet dat deze wordt overgezet naar een andere ouder als de betreffende ouder met zijn/haar kinderen de school verlaat.
• Een bankpas gecombineerd met een laag inkomen kan voor de betrokken ouder problemen opleveren bij de Belastingdienst of andere uitkeringsinstantie.
• De penningmeester en eventueel andere beheerder(s) van de rekening lopen het risico om hoofdelijk aansprakelijk te worden gesteld bij financieel wanbeleid van de oudercommissie.
• Met betrekking tot de AVG is het noodzakelijk dat ouders toestemming geven om het aantal kinderen en de namen van de kinderen te delen met de penningmeester en/of rekeningbeheerder(s). Dat kan bijvoorbeeld via het aanmeldformulier van de school geregeld worden.

De MR heeft een adviesbevoegdheid bij het aangaan van een duurzame samenwerking, waaronder de samenwerking tussen MR en oudercommissie valt (artikel 11 lid 1d WMS). De MR mag ook advies geven bij het belangrijk wijzigen of verbreken van deze samenwerking.

De oudergeleding van de MR behoudt zijn instemmingsrecht bij het vaststellen of wijzigen van de hoogte en bestemming van de vrijwillige ouderbijdrage (artikel 13 lid 1c (po) en artikel 14 lid 2c (vo) WMS). Dat houdt in dat de oudercommissie de stukken naar de schoolleiding stuurt, en de schoolleiding deze voorlegt aan de OMR.

In lijn met onze slogan ‘Samen leven, samen leren’ vinden wij dat alle kinderen, ongeacht hun (financiële) achtergrond, samen naar dezelfde school moeten kunnen gaan. De hoogte van de vrijwillige ouderbijdrage mag daarom geen belemmering vormen bij de keuze voor een bepaalde school. In de praktijk kan een hoge ouderbijdrage een afschrikwekkende werking hebben op ouders met een laag inkomen.

Wij pleiten er daarom voor dat scholen geen vrijwillige ouderbijdrage meer vragen aan ouders. Alle activiteiten die onder verantwoordelijkheid van de school plaatsvinden, zouden betaald moeten kunnen worden vanuit de middelen die aan scholen beschikbaar worden gesteld. Op die manier kunnen scholen onafhankelijk van extra inkomsten het onderwijs, inclusief aanvullende activiteiten, organiseren. De medezeggenschapsraad (MR) kan hierbij advies geven over de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid.

Wanneer een school er toch voor kiest om een ouderbijdrage te vragen, adviseren wij de school om deze bijdrage zelf te innen en te beheren. Dit voorkomt veel problemen in het kader van de privacywetgeving en zorgt ervoor dat de schoolleiding goed zicht houdt op de inkomsten en de besteding van de ouderbijdragen. In overleg met de oudergeleding van de MR worden de hoogte en de bestemming van de middelen bepaald.

Als een school ervoor kiest om de inning en besteding van de ouderbijdrage over te laten aan een externe ouderraad, adviseren wij om deze vorm te geven als een bij de Kamer van Koophandel (KvK) ingeschreven oudervereniging. Hierdoor hebben ouders via de algemene ledenvergadering (ALV) inspraak in de plannen en activiteiten van de vereniging en zijn juridische verantwoordelijkheden goed geregeld. Bovendien zijn bestuursleden bij een vereniging in beginsel alleen hoofdelijk aansprakelijk bij wanbeleid. Een stichting heeft geen leden en biedt ouders daardoor geen formele inspraak. Om die reden raden wij deze rechtsvorm af.

Wij raden ten zeerste af om de ouderbijdrage te laten innen en beheren door een informele oudercommissie. Hieraan zijn grote juridische risico’s verbonden, zowel voor de oudercommissie als voor de school.

Uiteindelijk is het aan de schoolleiding om een keuze te maken uit een van de in dit document beschreven varianten. Voordat deze keuze wordt gemaakt, dient de schoolleiding goed op de hoogte te zijn van de bepalingen uit onder meer de Wet medezeggenschap op scholen (WMS), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wet- en regelgeving. Indien gewenst kan de VOO schoolleiders hierbij ondersteunen. Meer informatie over de mogelijkheden voor ondersteuning is te vinden op www.voo.nl/begeleiding. Ouderraden kunnen daarnaast de VOO-cursus ‘Ouderraad Start’ volgen voor meer informatie over hun rol en de belangrijkste wettelijke bepalingen.

Tips bij de keuze voor beheer en besteding van de vrijwillige ouderbijdrage

Maak bij het maken van een keuze over het beheer en de besteding van de vrijwillige ouderbijdrage gebruik van de volgende tips:

• Neem kennis van de bepalingen in de Wet medezeggenschap op scholen (WMS), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wet- en regelgeving.
• Betrek de medezeggenschapsraad (MR) vooraf bij het maken van een keuze en leg de voorgenomen werkwijze, in lijn met de wettelijke bepalingen, voor aan de (O)MR.
• Wanneer het beheer en de besteding van de ouderbijdrage bij een ouderraad worden belegd, zorg dan voor een duidelijke samenwerkingsovereenkomst waarin de afspraken, verantwoordelijkheden en relevante wettelijke bepalingen zijn vastgelegd.
• Voer binnen de school een breed gesprek met ouders over wat een verstandige en passende keuze is. Agendeer het onderwerp bijvoorbeeld tijdens een ouderavond, zodat ouders hun vragen, zorgen en ideeën kunnen delen.
• Schrijf als schoolleider een duidelijke visie op ouderbetrokkenheid op school en kies een vorm van beheer en besteding van de ouderbijdrage die bij deze visie aansluit.
• Houd rekening met verborgen armoede. Ouders die financieel moeilijk rondkomen, zijn niet altijd bij de school in beeld. Informatie waarover de school beschikt met betrekking tot de financiële situatie van ouders mag niet zonder meer met derden worden gedeeld. Zorg daarom voor een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met deze informatie.