Ambtelijk secretaris

Laatst bijgewerkt op 13 augustus 2026

Een ambtelijk secretaris kan een waardevolle aanvulling zijn voor GMR-leden. Naast secretariële ondersteuning brengt deze persoon kennis mee en is hij of zij vaak een constante factor in het raadswerk.

Waarom een ambtelijk secretaris?

Een ambtelijk secretaris ondersteunt de (G)MR bij diens werkzaamheden. De persoon kent niet alleen de wet- en regelgeving rond medezeggenschap, maar leert ook de organisatie goed kennen.

Het belangrijkste voordeel is dat de ambtelijk secretaris helpt om de medezeggenschap te professionaliseren. Denk aan een duidelijke vergaderplanning, een heldere agenda, goede procesafspraken en regelmatig contact met de achterban en met andere betrokkenen. Ook kan de ambtelijk secretaris helpen bij de inhoudelijke voorbereiding van gesprekken met het bevoegd gezag.

Taken bij de functie

De taken van een ambtelijk secretaris zijn grofweg in vier gebieden te verdelen. Allereerst het secretariële werk, zoals het opstellen van de agenda, het maken van notulen en het schrijven van het jaarverslag.

Daarnaast ondersteunt de ambtelijk secretaris bij informatie en communicatie. Bijvoorbeeld door een MR-pagina op de website actueel te houden, teksten aan te leveren voor de nieuwsbrief en procesafspraken te maken met het bevoegd gezag.

Inhoudelijke ondersteuning en aanvullende taken

Ook inhoudelijk kan de ambtelijk secretaris meedenken. Doordat de persoon de school goed leert kennen en onderwijsontwikkelingen volgt, kan hij of zij bijvoorbeeld ondersteunen bij het voorbereiden van vragen aan het bevoegd gezag en bij reacties op voorgenomen besluiten.

Daarnaast horen er vaak aanvullende taken bij, zoals het organiseren van scholing en het ondersteunen bij verkiezingen voor MR-leden.

Profiel van de ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris heeft een dienende rol: de kern is dat de (G)MR goed kan functioneren. Daarvoor is een betrokken houding nodig en een goede samenwerking met anderen die bij de medezeggenschap betrokken zijn.

Ook is zelfstandig werken belangrijk, omdat veel taken alleen worden uitgevoerd. Daarnaast passen onafhankelijkheid en dienstbaarheid bij de functie.

Kwaliteiten van een ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris bewaart overzicht en kan hoofd- en bijzaken onderscheiden. Ook kan de persoon duidelijk onderscheid maken tussen feiten en meningen en de gevolgen van besluiten inschatten.

Verder helpen interesse in onderwijs en het onderhouden van contacten via netwerken. Zo blijft de ambtelijk secretaris goed op de hoogte van interne én externe ontwikkelingen.

Aanstellen van een ambtelijk secretaris

In de wet staat dat het bevoegd gezag kan bijdragen in de kosten voor administratieve ondersteuning van de medezeggenschapsraad. Daarmee kan het bevoegd gezag ook bijdragen aan de kosten voor een ambtelijk secretaris.

Dat is niet verplicht en kan op verschillende manieren worden ingevuld. Het bevoegd gezag kan bijvoorbeeld een eigen medewerker als ondersteuning aanstellen, of de (G)MR kan een budget krijgen om zelf een ambtelijk secretaris te zoeken. In dat laatste geval kan ondersteuning door een zzp’er ook bijdragen aan onafhankelijkheid ten opzichte van het bevoegd gezag.

Rol van de VOO bij ondersteuning

De VOO biedt de mogelijkheid om via de VOO een ambtelijk secretaris in te schakelen voor jouw (G)MR. Als je hierin interesse hebt, kun je meer informatie vinden op deze pagina.

Heb je interesse om ambtelijk secretaris te worden? We zoeken regelmatig naar ambtelijk secretarissen die als zzp’er via de VOO ambtelijk secretaris worden bij verschillende (G)MR’s in het land. Je vindt hier meer informatie over de vacature.

Ook kan via de VOO vacature-informatie worden bekeken als er interesse is om ambtelijk secretaris te worden.

Meer leren als ambtelijk secretaris? Schrijf je in voor onze Netwerkbijeenkomst ambtelijk secretaris!