Ambtelijk secretaris

Sterke medezeggenschap begint bij goede ondersteuning. Een ambtelijk secretaris is daarin misschien wel de beste investering: iemand die het regelwerk uit handen neemt én de (G)MR helpt professionaliseren. Op deze pagina lees je wat een ambtelijk secretaris van de VOO voor jouw organisatie kan betekenen. Vul onderaan het formulier in, dan nemen we snel contact met je op om de wensen en mogelijkheden te bespreken.

Waarom een ambtelijk secretaris van de VOO?

Als (G)MR-lid ben je gekozen om mee te denken over het beleid van het schoolbestuur of de schoolleiding. Daar wil je je op kunnen richten. Maar er komt ook veel praktisch werk bij kijken: notuleren, een jaarverslag schrijven, het archief bijhouden. Een ambtelijk secretaris neemt dat werk uit handen, zodat jullie tijd overhouden voor de kern.

Een ambtelijk secretaris van de VOO doet meer dan regelwerk. Deze persoon weet hoe medezeggenschap op school werkt en helpt jullie (G)MR beter te laten functioneren. En onze secretarissen staan er niet alleen voor: ook zij worden door de VOO ondersteund en bijgeschoold.

Zo’n secretaris helpt ook om jullie werk goed te organiseren. Denk aan:

• het soepel laten verlopen van de samenwerking en de vergaderingen;
• jullie op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen, binnen en buiten de school;
• meedenken over wanneer en hoe jullie de achterban (ouders, personeel en leerlingen) om hun mening vragen.

De VOO adviseert (G)MR’s dan ook om met het schoolbestuur of de schoolleiding af te spreken dat er externe ondersteuning komt door een ambtelijk secretaris.

Wat doet de ambtelijk secretaris van de VOO?

Wat de secretaris precies doet, spreken jullie samen af. De secretaris voert praktische taken uit én ondersteunt jullie bij het inhoudelijke werk. In de praktijk gaat de meeste tijd naar de eerste twee gebieden:

Communicatie en achterban — de (G)MR-pagina bijhouden, een nieuwsbrief maken, het eerste aanspreekpunt zijn voor vragen en meedenken over het contact met de achterban.

Secretarieel en organisatorisch — de agenda opstellen, vergaderingen voorbereiden en notuleren, het jaarverslag schrijven en de jaarplanning bewaken. Ook zorgt de secretaris dat alle stukken op orde en makkelijk te vinden zijn, en houdt het archief bij. Dit neemt jullie het meeste regelwerk uit handen.

Leden ondersteunen en inwerken — nieuwe (G)MR-leden op weg helpen met een informatiepakket, hen inwerken en begeleiden, en zorgen voor continuïteit als de samenstelling verandert. Zo blijft kennis behouden en staan nieuwe leden er niet alleen voor.

Beleidsmatig en inhoudelijk — ontwikkelingen binnen en buiten de school volgen die voor jullie belangrijk zijn, meeschrijven aan notities en meedenken bij het vormen van een standpunt en de voorbereiding van gesprekken met het bestuur.

Interesse?

Neem contact met ons op voor vragen over de mogelijkheden. Vul onderstaand formulier in als jullie als de slag willen met een ambtelijk secretaris.

Marco Frijlink
Voorzitter
Meer over Marco

José Pieneman
Medewerker cursusbureau
Meer over José

Indicatie van de kosten

Bekijk hieronder een indicatieve berekening van de kosten per jaar op basis van het aantal vergaderingen.